Debitorregister

Debitorer oprettes, redigeres og slettes i debitorregisteret. Vinduet til debitorregisteret består af tre faneblade med felter. Nye debitorer oprettes ved at indtaste data og klikke på Gem. Eksisterende debitorer kan findes ved at indtaste debitornummeret eller ved at søge på debitoroversigten, der fremkommer ved klikke på et af ikonerne () efter debitornummer eller -navn. Når debitorens oplysninger er ændret, klikkes på Gem. Har debitoren biler, der er registreret i bilregisteret, vil man blive spurgt om debitorens data skal opdateres der.

Debitorens nummer må ikke ændres ved at finde debitoren frem i registeret og så skrive et nyt nummer. Da der er ordrer, fakturaer, biler, posteringer mm., knyttet til debitoren på det gamle nummer, skal funktionen Kontonummerændring, der findes under System anvendes til dette.

Debitorer kan slettes såfremt de har en saldo på 0,00, de ikke har posteringer inden for de sidste fem regnskabsår og der ikke er åbne ordrer/tilbud oprettet til debitoren. Ved sletning af en debitor, slettes samtidig eventuelle kommentarer, crm poster samt e-mail adresser, som er gemt på debitoren. Desuden fjernes debitorens oplysninger på de biler, som eventuelt er oprettet for debitoren i bilregisteret.

Fanebladet Generelt

I fanebladet Generelt findes oplysninger om debitorens nummer, navn og adresse mm.

Nummer

Hver debitor skal have et unikt nummer. Feltet er alfanumerisk, - dvs. det kan indeholder tal, bogstaver og tegn. Vi anbefaler kun at anvende tal og kun op til 8 cifre, da der ellers kan opstå problemer med betalinsgidentifikationen på indbetalingskort ved udskrivning af fakturaer til debitoren.

CVR nr.

Danske cvr numre skrives enten med 8 cifre eller med DK efterfulgt af 8 cifre. Udenlandske cvr numre skrives med foranstillet landekode på to bogstaver. De officielle landekoder kan ses på http://publications.europa.eu/code/da/da-370100.htm.

EAN nr.

Feltet anvendes bl.a. til elektronisk fakturering. EAN koden skal derfor indtastes som en 13 cifret streng.

Momszone

Landegruppe

Afdeling

Gruppe

Feltet har flere betydninger. For det første kan feltet anvendes til afgrænsning af udskrifter vedrørende debitorer. For det andet anvendes feltet, hvis man ønsker debitortilgodehavender bogført på flere samlekonti i finansen. Ved oprettelse af grupper, kan der på gruppen angives hvilken samlekonto, der skal anvendes. Dette er beskrevet mere udførligt i afsnittet Bogføringsgrupper. Endelig kan feltet anvendes til at foreslå rabatsatser ved oprettelse af ordrer til debitorer. Dette beskrives i afsnittet Rabatgrupper.

Betaling

Feltet angiver, hvilke betalingsbetingelser debitoren har og ud fra dette udregnes forfaldsdatoen ved udskrivning af fakturaer. Læs mere i afsnittet Betalingsbetingelser.

Saldoudligning

Saldo

Feltet kan ikke redigeres. Når fakturaer og kreditnotaer skrives til debitoren eller ved bogføring af indbetalinger eller andre poster på debitoren reguleres tallet automatisk. Ved klik på Oversigts-ikonet () efter feltet, fremkommer en oversigt over debitorens posteringer.

Valuta

Hvis kunde skal faktureres i en anden valuta end system valutaen (normalt danske kroner), angives valutaen her.

Saldo (valuta)

Aut. kursjustering

Årets køb, Sidste års køb. Foreg. års køb

Beløbene reguleres automatisk, hver gang en faktura eller en kreditnota skrives til debitoren.

Spærret

Hvis feltet markeres, vil det ikke være muligt at oprette ordrer til debitoren.

Ikoner

Ikonet giver mulighed for at angive alternative e-mail adresser, som tilbud, fakturaer, osv. sendes til.

Fanebladet Betaling

Rentefrie dage

Ved udskrivning af rykkere og beregning af renter til debitorer kan Helios tage højde for eventuelle rentefrie dage. Ved beregningen vil en faktura først blive betragtet som forfalden, når det angivne antal dage er gået efter den forfaldsdato, der er udregnet på baggrund af betalingsbetingelsen angivet ovenfor. Har debitoren fx 14 dages betalingsbetingelse og seks rentefrie dage, vil en faktura først blive betragtet som forfalden efter 20 dage ifm udskrivning af rykkere og renteberegning.

Rentekode

Rentekoden angiver hvor mange procent, der skal beregnes i rente af forfaldne saldi. Læs mere i afsnittene Renter og Beregn renter.

Sidste rentedato

Ved beregning af renter vil denne dato automatisk blive udfyldt med dags dato. Ved en senere renteberegning er det muligt at udelade debitorer, der har fået beregnet renter i en given periode.

Kreditmaks.

Hvis kundens saldo vil overskride dette beløb, når en ordre faktureres, vil der komme en advarsel, når ordren gemmes. Er tallet 0,00 er funktionen ikke aktiv.

Kontoudtog, Sidst sendt

Debitorer kan opdeles i fem gruppe med hensyn til deres kontoudtog, - Almindelig, Påmindelse, Renter, Renter og påmindelse samt Aldrig. Påmindelse betyder, at en betalingspåmindelse udskrives på kontoudtoget i tilfælde af forfalden saldo. Renter betyder, at der kan beregnes renter til debitoren i tilfælde af en forfalden saldo. Sættes typen til Almindelig er ingen af der ikke kunne beregnes renter og påmindelsen vil ikke blive udskrevet. Endelig kan typen sættes til aldrig. Så kan det ikke lade sig gøre at udskrive kontoudtog til den pågældende debitor.

Rykkere, Send ikke, Sidst sendt

Feltet angiver hvor mange rykkere, der er udskrevet til debitoren. Ved udskrivning af rykkere, tælles tallet automatisk op, ind til det når tre. Samtidigt sættes datoen Sidst sendt. Tallet nulstilles automatisk, når debitorens saldo bliver 0,00 eller manuelt vha. funktionen Nulstil rykkernumre. Rykkere kan fravælges til en debitor ved at markere feltet Send ikke. Udskrivning af rykkere er beskrevet i afsnittet Udskriv rykkere.

Prisgruppe

Fakturagebyr

Fakturagebyr er et varenummer, der skal være oprettet i lageret. Ved oprettelse af ordrer til en debitor, hvor der er angivet et varenummer som fakturagebyr, vil dette varenummer automatisk blive lagt på ordren.

Lakpris

Feltet anvendes til at angive hvilke priser og rabatter, der skal anvendes for arbejde, der udregnes vha FAI's Eurolak program.

Projekt

Hvis debitoren knyttes til et projekt, vil projektet blive udfyldt i salgsordren og i posteringslinier ved valg af debitoren. Se Projekter for mere om dette.

Formularsæt

Brevgruppe

Feltet bruges til at opdele debitorer i forskellige grupper, som kan anvendes ved udskrivning af breve. Se afsnittene Brevgrupper og Breve for mere om dette.

Momsfri

Hvis fakturaer, der skrives til debitoren er momsfrie, kan dette felt markeres. Herved vil det tilsvarende felt på salgsordren blive markeret ved valg af debitoren og der vil derved ikke blive beregnet moms på disse.

Momskode

EU momskode

Bilkøbsgruppe

Fakturatype

Langt størstedelen af kunderne skal have fakturatypen Normal, der foreslås som standard. I feltet er der desuden mulighed for at vælge Kontant. Herved vil det tilsvarende felt på salgsordren blive markeret ved valg af debitoren og når fakturaen så udskrives, vil betalingen af den blive bogført på kontantkontoen samtidig. Kontantkontoen angives under Diverse parametre - Fanebladet Konti, men kan ændres på den enkelte ordre.

Rep. salgsbil, Reklamation, Garanti

Hvis man ønsker at skrive fakturaer på reparation af salgsbiler, reklamations- og/eller garantifakturaer til debitoren skal det eller de pågældende felter markeres. Ellers vil man ved fakturering få beskeden Ugyldig intern/garanti/reklamation ordre.

Elektronisk faktura

Dette felt kan sættes til Print, E-mail (pdf), EDE (xml+pdf) og EDE (Truelink). Når en ordre faktureres vha ikonet til automatisk fakturering () eller vha funktionen Salg / Fakturering, vil fakturaen komme ud på printeren, blive sendt som e-mail med en pdf fil eller uploaded til Helios EDE serveren afhængig af, hvad dette felt er sat til på debitoren. Feltet kan for for kontantkunder sættes til Kassebon.

Fanebladet Diverse

Oprettet

Feltet kan ikke redigeres. Ved oprettelse af en ny debitor, udfylder Helios automatisk feltet med dags dato.