Udskriv rykkere

Helios håndterer udskrivning af tre forskellige rykkere til debitorer med forfalden saldo. Den forfaldne saldo udregnes som summen af de posteringer, der har en forfaldsdato, der ligger før datoen for udskrivning af rykkere. Denne saldo kan ses på udskriften Forfaldne saldi, der findes under Debitor / Udskrifter. Hvis en debitor har en forfalden saldo, kan de åbne poster skrives på rykkeren.

Rykkere er formularer, som skal oprettes inden de kan anvendes. Det anbefales at oprette tre Formularkoder, RYKKER1, RYKKER2 og RYKKER3. Disse tre koder skal så indtastes i felterne Rykker1, Rykker2, og Rykker3 under Diverse parametre - Fanebladet Formular. Endelig oprettes de tre under Formularliste. Opsætning af selve formularen er beskrevet i afsnittene Hvad er formularer og Rediger formular.

Udskrivning af rykkerne foregår vha. punktet Debitor / Rykkere / Udskriv rykkere.

Debitorer, Grupper

Her indtastes de debitorer, der skal have rykkere, efter principperne forklaret i afsnittet Kriterier til funktioner.

Afdeling

Hvis virksomheden har flere afdelinger og ønsker at skrive rykkere for en enkelt afdeling, angives afdelingen her. Herved vil kun posteringer, der er bogført med denne afdeling blive taget med i rykkerproceduren. Dette kræver, at det i tabellen for Afdelinger, angives et formularsæt for den enkelte afdeling.

Vis udskrift

Hvis der i foregående felt blot er valgt én debitor, er der mulighed for at se rykkeren på skærmen, inden den udskrives eller sendes.

Medtage rentefrie dage

Hvis feltet markeres, vil en faktura først blive betragtet som forfalden, når det antal rentefrie dage, der er angivet på debitoren, er gået efter den forfaldsdato, der er udregnet på baggrund af betalingsbetingelsen angivet ovenfor. Har debitoren fx 14 dages betalingsbetingelse og seks rentefrie dage, vil en faktura først blive betragtet som forfalden efter 20 dage ifm udskrivning af rykkere.

Seneste rykker dato

Der vil ikke blive skrevet rykkere til debitorer, der har modtaget en rykker efter den dato, der angives her.

Mindste saldo

Der udskrives rykkere til debitorer med en forfalden saldo, som er større end beløbet, der angives i dette felt. Som standard foreslås det beløb, som er indtastet under Diverse parametre - Fanebladet Regnskab.

Gebyr 1, 2, 3

Ønsker man et gebyr tilskrevet debitorens konto, indtastes gebyret for de enkelte rykkere her. Beløbet bogføres ikke direkte på debitorens konto, men placeres som en posteringslinie i debitorkladden, som skal bogføres. Som standard foreslås de beløb, der er indtastet under Diverse parametre - Fanebladet Regnskab.

Modkonto

Gebyret debiteres de enkelte debitorer og modposteres på den konto, der angives her. Som standard foreslås den konto, der er indtastet under Diverse parametre - Fanebladet Konti.

Når der klikkes OK (F3) til kriterierne, vil Helios danne en liste med de debitorer, som skal have en rykker.

Som det ses ovenfor, viser listen den enkelte debitors nummer, navn og e-mail adresse. Såfremt sidstnævnte er udfyldt, vil feltet E-mail være markeret. Hvis der er debitorer, som man ikke ønsker skal have en rykker, kan man fjerne markeringen i kolonnen Medtag. Efter et klik på Ok nederst i vinduet (ses ikke på billedet ovenfor), vil Helios danne en rykker til hver debitor, hvor Medtag er markeret. Hvis E-mail er markeret ved en debitor, sendes rykkeren som e-mail, ellers udskrives den.

Det antal kopier af rykkerne, der ønskes udskrevet indtastes på den printer, der anvendes til udskrivning af rykkerne. Printeren er enten angivet som formularprinter under Diverse parametre, på brugeren under Brugere eller ud for formularen i Formularlisten. Det er ikke muligt senere at genudskrive en rykker.

Ved oprettelse af debitorer er tallet Rykkere 0. Ved første udskrivning af en rykkere til en debitor, vil formularen RYKKER1 blive udskrevet og tallet Rykkere vil blive ændret til 1. Har debitoren ikke betalt ved næste udskrivning af rykkere, vil debitoren modtaget RYKKER2 osv. Læs også om funktionen Nulstil rykkernumre.

Man kan fravælge rykkere til de enkelte debitorer ved at markere feltet Send ikke i debitorregisteret.

Hver gang en rykker udskrives ændres datoen Sidste rykkerdato på debitoren. Ønsker man en mere udførlig registrering af udskrivning af rykkerne, anbefales det at oprette en Kontakttype, så udskrivning af rykkere registreres i kontaktlisten på den enkelte debitor. Se mere om dette i afsnittet CRM.

Tips!

Vi anbefaler, at feltet Kopi til egen mailadresse, markeres i Diverse parametre - Fanebladet Diverse. Herved sendes kopi af rykkere mm. til ens egen mailadresse, når disse sendes pr e-mail. Hvis man udskriver rykkere, bliver de ikke gemt elektronisk. Der kan man sætte feltet Kopier, rykkere til 1 i printer registeret og derved få en kopi udskrevet til sig selv.