CRM

CRM (Customer Relationship Management) er et værktøj til at registrere samtaler eller andre former for opgaver og aftaler med debitorer og kreditorer. Helios® indeholder et enkelt CRM modul, som er baseret på en liste af CRM typer, som man selv definerer. Når disse er oprettet, kan kontakter registreres manuelt i debitor-/kreditorregisteret eller automatisk ifm udskrivning af formularer.

CRM modulet kan ydermere bruges til at knytte filer til debitorer, ordrer, osv.

CRM grupper

Hvis man opdeler sine CRM typer i CRM grupper, har man mulighed for hurtigere at finde frem til fx dokumenter, der er knyttet til salgsordrer, debitorer eller biler. Desuden kan man placere enkelte CRM typer i en gruppe, som så automatisk vil komme frem ifm fakturering.

CRM typer

For at CRM modulet kan anvendes skal en eller flere CRM typer oprettes under Debitor / Tabeller / CRM typer.

Type

Feltet angiver navnet på CRM typen.

Tekst

Feltet indeholder en beskrivelse af typen.

Gruppe

Feltet anvendes til at gruppere CRM typerne, så de i forskellige situationer, kan afgrænses til kun at vise typerne, der er knyttet til en bestemt gruppe. I ovenstående eksempel er de to nederste knyttet til gruppen ORDRE. Hvis denne gruppe indsættes i feltet Crm ved fakturering under Diverse parametre - Fanebladet Diverse, vil CRM listen automatisk blive åbnet ifm fakturering af en salgsordre. På listen vil man kun kunne se de CRM typer, der er knyttet til denne gruppe.

Manuel registrering af opgaver

Når CRM typer er oprettet, kan opgaver, der er udført eller skal udføres registreres på debitorer, kreditorer, biler og/eller salgsordrer. Eksempelvis kan en debitor findes frem i debitorregisteret, hvorefter man klikker på Crm ikonet .

Startdato, Starttid

Udfyldes automatisk med dags dato og øjeblikkelig tid ved oprettelse af en ny CRM opgave.

Slutdato, Sluttid

Kan udfyldes, hvis der er tale om en opgave, som skal udføres inden eller på en bestemt dato og tid.

Type

Her vælges den CRM type, der er tale om. Med klik på liste ikonet (F2) fås CRM type oversigten.

Tekst

Her angives en beskrivende tekst vedrørende kontakten.

Dok.

Feltet vil automatisk blive udfyldt, hvis der knyttes et dokument til.

Medarbejder

Her kan angives, hvilken medarbejder, der er ansvarlig for opgaven. Med klik på liste ikonet (F2) fås medarbejder oversigten.

Lukket

Feltet markeres, når opgaven anses for afsluttet. Feltet er vigtigt, da det afgør, om kontakten kommer med på listen over åbne CRM opgaver, der beskrives nedenfor.

Automatisk registrering af kontakter

Hvis en CRM type knyttes til en formular, vil der ved udskrivning af denne formular blive oprettet en linie i listen for den tilhørende debitor. Dette gør det muligt fx at se, hvornår en faktura, et kontoudtog eller en rykker er udskrevet eller sendt til en debitor. CRM typen indsættes på formularen ved at vælge denne under System / Formularer / Rediger formular. Derefter åbnes formularens parametre , hvor feltet CRM type udfyldes.

Åbne CRM

Hvis der er åbne CRM opgaver, hvor udførselsdatoen er dags dato, så vil CRM adviserings ikonet i nederste højre hjørne af Helios® være aktiveret. Ved et klik på knappen åbnes et vindue, der indeholder de åbne opgaver.

Når opgaven er udført, markeres den i kolonnen lukket. Den vil derved ikke være med næste gang listen åbnes, men vil fortsat kunne se som en udført opgave på den pågældende debitor.

Knyt en fil til en ordre

Har man fx et serviceskema, et billede eller et andet dokument, som man kunne tænke sig at knytte til en salgsordre, kan dette også gøres med CRM modulet. Find salgsordren, klik på CRM ikonet (Ctrl-K) og derefter på (Ctrl-D) for at tilføje et dokument. Nedenstående vindue vil være fremme.

Der er nu to muligheder for at indsætte dokumentet.

Et klik på de farvede ikoner i midten åbner Windows' fildialog vindue. Her navigerer man så hen til der, hvor filen findes, og klikker på Ok.

En anden mulighed er at man første kopierer dokumentet fra der, hvor det findes (Ctrl-C eller højreklik-kopiér). Det kan være i ens mail program eller på ens lokale computer. Derefter kan dokumentet indsættes ved at klikke på (Ctrl-V). Klik på Gem og luk derefter CRM vinduet.

OBS!!!

Sidstnævnte metode fungerer under Windows 10 samt på Windows 2012 og 2016 servere. Det kan ikke garanteres, at metoden kan benyttes under andre operativsystemer.
Kun pdf, jpg eller txt filer med en størrelse på maks. 10MB kan lægges op.

Når man senere vil se dokumentet, gør man det på samme måde. Dog skal man klikke på ikonet Vis dokument (Ctrl-S).

Tips

Hvis man vil afgrænse listen med åbne opgaver til en enkelt CRM type, anbefales det at oprette en knap på desktoppen (se Opsætning af desktop), der starter funktionen CrmOpenTasksPopup. Ved et klik på denne knap fremkommer en menu, hvor der er muligt at vælge en enkelt CRM type. Efter valg af en type vises en liste med de åbne opgaver med denne type, hvor feltet Lukket ikke er markeret.