Medarbejderes omsætning

Der er flere muligheder for at sætte Helios op, så man kan se omsætning for de enkelte medarbejdere. Om man vil gøre det på den ene eller den anden måde afhænger af arbejdsgangen i Helios.

Uanset, hvordan man vælger at gøre det, bør man oprette de enkelte medarbejdere under punktet Tid / Medarbejderregister.

Angivelse af medarbejdernr. på ordrer

Når medarbejderen er oprettet i medarbejderregisteret, kan man med fordel indtaste medarbejderens nummer på salgsordren, - enten når den oprettes eller inden den fakturereres. Dette kan udskrives på fakturaen til debitoren og kan gøre det nemmere selv at finde frem til den pågældende medarbejder fx i tilfælde af reklamationer.

Alle udskrifter under Salg / Ordre / Udskrifter kan afgrænses til kun at vise ordrer, fakturaer, osv. tilhørende en enkelt eller flere medarbejdere. Man har derved mulighed for at udskrive fx en fakturajournal med angivelse af en enkelt medarbejder. Denne vil vise den samlede omsætning for den pågældende medarbejder.

Ønsker man at se medarbejderens omsætning fordelt på fx. reservedele, arbejdstid mm. kan man anvende udskriften Ordrer pr. gruppetype. For at omsætningen kan fordeles i de faste grupper, der er til rådighed skal man angive en type på de enkelte bogføringsgrupper. Se mere om dette under Bogføringsgrupper. Denne udskrift kan anvendes til såvel åbne som lukkede ordrer.

OBS! De to nævnte måder at se medarbejderens omsætning giver ikke mulighed for at mere end én medarbejder noteres på den enkelte ordre.

Medarbejderes arbejdstimer - manuelt

Den nemmeste måde at holde styr på antallet af fakturerede timer for de enkelte medarbejdere er at oprette et varenr. for arbejdstid pr. medarbejder. Varenumrene oprettes under Lager / Rediger lager. Vareart bør sættes til ydelse for en enkelte numre. Læs mere om det under Lagerregister.

På de enkelte ordrer anvendes det varenummer, der "tilhører" den medarbejder, der har udført arbejdet. Man kan så efterfølgende anvende udskriften Salgsstatistik, antal, der findes under Lager / Udskrifter til at vise antallet af solgte arbejdstimer inden for en angiven periode. Udskriften Salgsstatistik, beløb kan anvendes til at sammenligne salget af de enkelte varenumre med salget sidste år.

Man kan på denne måde have to medarbejdere på samme ordre/faktura, men man må så skrive to fakturalinier med arbejdstiden, - én for den første medarbejders tid og én for den andens.

Denne måde at styre antallet af udfakturerede timer for de enkelte medarbejdere laver ikke en opgørelse over medarbejderens forbrugte timer. Derved kan den forbugte tid ikke sammenholdes med de udfakturerede og derved kan man ikke se medarbejderens effektivitet. For at styre dette skal man anvende den indbyggede  tidsregistrering - Helios TimeLog

Medarbejderes arbejdstimer - Helios TimeLog

Med Helios TimeLog kan man danne sig et overblik over den enkelte medarbejders effektivitet. Medarbejderen scanner start- og sluttid som beskrevet under Brug af Helios TimeLog. Når arbejdet er færdigt og fakturaen skal skrives, findes ordren frem og man klikker på for at åbne vinduet med tidsregistreringer for ordren.

Man kan i vinduet vælge at tilrette de enkelte linier mht hvor mange timer, der skal faktureres. Man kan dog også vælge blot at lukke vinduet med F3, så Helios fører det samlede antal timer, der er forbrugt / skal faktureres, til en ny ordrelinie. Man kan så rette antallet af timer på ordrelinien til det antal man ønsker at fakturere.

OBS! Hvis man skal måle effektiviteten er det er vigtigt at antallet udviser det antal timer, der skal faktureres. Man må ikke fx skrive 1 som antal og så en totalpris.

I eksemplet ovenfor har man valgt at fakturere 2,25 timer ud af de forbrugte 2,57. Medarbejderens effektivt kan derefter ses på udskriften TimeLog dagsrapport, der findes under Tid / Udskrifter.

Medarbejderen har forbrugt 1,02 time ud af et samlet forbrug på 2,57. Dette svarer til 39,69%. Da der sammenlagt er faktureret 2,25 timer er medarbejderens andel af de fakturerede timer 0,89 timer (2,57 x 39,69%). Det svarer så til en effektivitet på 87,54%.

Faste priser - Helios TimeLog

Der kan være tilfælde, hvor man ønsker at fakturere en fast pris på en ydelsen i stedet for et antal timer. Det kan fx være ved et service eftersyn eller lignende. Det lader sig også gøre at få medarbejderens effektivitet med i TimeLog dagsrapport fra ordrer med denne type ydelser.

Medarbejderen skal scanne sin arbejdstid på samme måde som for opgaver, der faktureres efter forbugt tid. Når arbejdet er færdigt og fakturaen skal skrives, findes ordren frem og man kan klikke på for at åbne vinduet med tidsregistreringer for ordren, som vist herunder.

Men man skal ikke føre tiden med over på ordren. Man skal derimod lukkes vinduet med Esc.

Til fakturering af arbejdstiden anvender man så et varenummer, som skal oprettes efter nogle bestemte retningslinier.

- Feltet Vareart bør sættes til Ydelse.

- På varens gruppe (i eksemplet ARB_TIME) skal feltet Type være sat til Arbejdstid. Se mere om dette under Bogføringsgrupper.

- Feltet Estimeret tid (feltnr. 1790 i lagerregister) skal sættes til en tid, der svarer til den udfakturerede pris. I eksemplet faktureres servicen med kr. 995,00. Med en timepris på kr. 550,00 vil den estimeret tid blive kr. 995,00 / kr. 550,00 = 1,81 timer.

Når ovenstående ordre faktureres, anvendes den forbrugte tid altså ikke som faktureringsgrundlag. I stedet anvendes varenr. 20000, som er oprettet efter ovenstående retningslinier. Udskriften TimeLog dagsrapport vil vise, at medarbejderens effektivitet på denne ordre er 144,80%, da arbejdet estimeret til 1,81 timer blev udført på 1,25 timer.