Hokas / Equity Credit

Tillægsprogrammet Hokas kan kommunikere med Hokas Credit Management.

 

Tillægsprogrammet indsender automatisk fakturaer og kreditnotaer til Hokas. Renter og gebyrer tilskrevet i Hokas kan importeres til en kassekladde i Helios®, klar til bogføring. Endelig har man mulighed for at indsende alle åbne og halvåbne debitorposteringer fra Helios®, så debitorernes saldi og posteringer altid er opdateret i Hokas.

 

 

 

Oprettelse af knap

Man skal oprette en knap i kassekladden og en knap på Helios®' desktop. Åbn kasskladden og klik på værktøjsikonet i toppen af Helios®. Klik på punktet Opsætning og klik derefter på fanebladet Menu.

 

 

Tilføj en linie under de linier, der eventuelt findes i vinduet i forvejen. I feltet Tekst på knap indtastes den tekst, der skal vises på knappen i kladden. I feltet rapport skal der stå hokas. Feltet Tip er valgfrit. Udfyldes det, vil teksten vises, når musen holdes hen over knappen. Klik på Gem.

 

Knappen på Helios®' desktop oprettes ved at klikke på værktøjsikonet og vælge punktet Desktop Opsætning.

 

 

Tilføj en linie, som den vist overfor, under de linier, der eventuelt findes i vinduet i forvejen. Klik på Gem.

 

Helios® skal afsluttes og genstartes på ny, før knapperne er synlige.

 

 

Inden ibrugtagning

Inden tillægsprogrammet tages i brug, skal man sørge for, at feltet Saldoudligning (feltnr. 1950) er lagt frem i debitorregisteret. Feltet må ikke være markeret på standard debitoren. Desuden skal man sikre sig, at feltet ikke er markeret på nogle debitorer. Skulle det være markeret, har dit Helios supportcenter værktøjer til automatisk at fjerne markeringen på alle debitorer.

 

Før man kan indsende alle åbne posteringer, skal disse gennemgås. Manuelt bogførte renter gebyrer, som er åbne i Helios skal krediteres. Disse vil blive ført ved første import af renter og gebyrer fra Hokas. Man skal desuden gennemgå udskriften Åbne posteringer under Debitor / Udskrifter. Man skal for alle debitorer sørge for, at de korrekte fakturaer er åbne og at summen af de åbne og halvåbne fakturaer svarer til debitorens samlede saldo. Hvis man ikke har anvendt direkte udligning af fakturaer ifm bogføring af betalinger, kan der være posteringer, der er lukket, som ikke burde være det.

 

Hokas tillader ikke debitornumre, der starter med 0 (nul). Har man nogle af disse, må man lave en anvende funktionen Kontonummerændring til at ændre dem.

 

 

Daglig brug

Når man klikker på knappen, der er oprettet i kassekladden, vil Helios® hente renter og gebyrer, der er tilskrevet i Hokas, men endnu ikke importeret til og bogført i Helios®. Renter og gebyrer debeteres debitoren og modposteres på den konto, der er angivet under Indstillinger.

 

Hvis man klikker på knappen, der er oprettet på Helios®' desktop, får man et punkt, Hokas login, til at åbne Hokas (i en browser), hvis feltet Login link er udfyldt under Indstillinger. Man får også punktet Indsend alle åbne poster med på menuen. Dette punkt anvendes efter man har hentet og bogført renter og gebyrer og efter bogføring af indbetalinger fra debitorer.

 

 

Indstillinger

 

 

De tre ikoner i toppen bruges til autorisationsfunktionen. Læs mere om den under Autorisation.

 

IP Address

Oplyses af dit Helios supportcenter.

 

ID, Key, Creditor

Oplyses af Hokas.

 

Login link

Findes under brugerens indstillinger i Hokas. Hvis feltet er udfyldt, vel der kommer et punkt på "Hokas menuen", som gør det muligt at logge direkte ind i Hokas fra Helios.

 

Indsend fakturaer

Feltet skal markeres, hvis man vil anvende integrationen til Hokas. Når feltet er markeret, vil fakturaer og kreditnotaer automatisk blive indsendt til Hokas idet de udskrives eller sendes via e-mail. 0-fakturaer samt interne -, reklamations- og garantifakturaer indsendes ikke.

Når en debitorpostering af typen Diverse bogføres, vil posteringen ligeledes automatisk blive indsendt.

OBS! Fakturaer, kreditnotaer og posteringer, der sendes til Hokas fremgår først i deres system efter en kørsel er aktiveret i Hokas' system. Dette sker én gang i timen, - 5 minutter i hel.

 

Indsend kontantfakturaer

Feltet giver mulighed for at kontantfakturaer ikke indsendes til Hokas.

 

Kontonr. renter

Her angives hvilken konto, man ønsker at anvende til bogføring af renter og gebyrer, er importeres fra Hokas til en kassekladde i Helios.

 

CRM kode

Hvis feltet Indsend fakturaer markeres, skal der angives en CRM kode. Når en faktura er indsendt, kan man efterfølgende ved et klik på CRM ikonet se, hvornår indsendelse er sket og hvilken returkode, der er kommet fra Hokas.

 

Autorisation

Feltet viser om autorisationsfunktionen er slået til eller fra. Feltet kan kun rettes vha ikonerne øverst i vinduet.

 

Fejlsøgning

Anvendes kun ifm fejlsøgning på tillægsprogrammet og bør ikke markeres.

 

Fejlmeldinger

Inden data indsendes med punktet Indsend alle åbne poster, kontrolleres data af Helios. Data kan ikke indsendes, hvis der er data, som ikke opfylder de krav, som Hokas har. Hvis der findes fejl under kontrollen, giver Helios besked om hvad fejlen er og hvilken debitor, det drejer sig om. Fejlen må derefter korrigeres, før man kan aktivere Indsend alle åbne poster påny.

 

Åben kredit posteringer er ikke tilladt

Denne fejlmelding betyder at der på den debitor, som angives efter beskeden, er der en krediteret rentepostering, som er åben. Det er ikke tilladt. Krediteringen skal man føre mod den oprindelige rentepostering, så denne lukkes.

Dette kan rettes efter bogføring ved at finde debitoren i debitorregisteret og klikke på ikonet til højre for saldoen. Markér den åbne postering og klik på ikonet for Redigér postering (eller tryk F2). Ret det åbne beløb til 0,00 og klik Gem. Gentag for den oprindelige rentepostering. Det åbne beløb på sidstnævnte må kun reduceres med samme beløb, som der stod på kreditposteringen, så summen af åbne posteringer fortsat svarer til debitorens samlede saldo.. Herefter kan  Indsend alle åbne poster aktiveres påny.