Sletning og anonymisering

Helios indeholder en række funktioner til vedligeholdelse af data ift. GDPR-forordningen. Funktionerne er samlet under Debitor / GDPR. Funktionerne kan kun aktiveres af brugere med administratorrettigheder. Se Brugere.

Hvis man vil anvende funktionen til anonymisering af fakturaer og kreditnotaer, skal man først køre funktionen Slet debitorer. Herved vil alle inaktive debitorer oprettet før en given dato blive slettet fra Helios og alle fakturaer/kreditnotaer kan derfor anonymiseres. Inden anonymiseringsfunktionen køres skal der være oprettet en anonymiseringsdebitor. Denne oprettes som en "almindelig" debitor, blot uden navn og andre informationer. Nummeret på anonymiseringsdebitoren skal være angivet i feltet Anonymisering under System / Diverse parametre - Fanebladet Regnskab.

Anonymiseringen af fakturaer og kreditnotaer kan nu køres og Helios kan samtidigt slette tilbud og åbne ordrer. Når funktionen aktiveres, vises nedenstående vindue:

Slet gamle ordrer

Funktionen kan slette ordrer, der er mere end ét år gamle. Nyere ordrer må slettes manuelt inde på selve ordren.

Slet gamle tilbud

Funktionen kan slette tilbud, der er mere end tre måneder gamle. Nyere tilbud må slettes manuelt.

Slet debitorer

Hvis feltet markeres, vil debitoren på en ordre / et tilbud, der slettes, også blive slettet. Dog kun hvis debitoren må slettes ifølge de regler, som er angivet under Debitorregister. Her er også angivet hvilke øvrige debitoroplysninger, som slettes i frobindelse med en sletning af en debitor. De oplysninger vil også blive slettet, hvis debitoren slettes vha. denne funktion.

Anonymisér fakturaer/kreditnotaer

Funktionen gennemløber alle salgsordrer. Hvis debitoren ikke længere findes i Helios, vil debitoren på salgsordren blive erstattet med "anonymiserings-debitoren".

Efter klik på Ok, vises en liste med ordrer, tilbud, fakturaer/kreditnotaer, afhængig af valget, i den angivne periode. På listen kan sletning/anonymisering af enkelte bilag fravælges. Når listen godkendes, bliver du spurgt om du vil køre funktionen.

Vær opmærksom på, at data IKKE kan genskabes, hvis du svarer Ja til at funktionen skal køres.

Anonymisér biler

Funktionen gennemløber bilregistret. Hvis debitoren, der står som ejer af bilen er "anonymiseringsdebitoren", vil bilens registreringsnummer blive slettet. Bilen vil fortsat være søgbar udfra dens stelnummer hvorfor du uden problemer kan finde gamle salgsordrer frem på den pågældende bil.

Vær opmærksom på, at data IKKE kan genskabes, hvis du svarer Ja til at funktionen skal køres.

Anonymisering - huskeliste:

1.	Opret anonymiseringsdebitor
2.	Angiv anonymiseringsdebitor i System / Diverse parametre
3.	Kør funktion der sletter inaktive debitorer: Slet debitorer
4.	Kør anonymiseringsfunktion
	Slet evt. samtidigt gamle tilbud & åbne ordrer
5.	Fjern registreringsnummer for biler med "anonymiseringsdebitoren" ved at køre funktionen til anonymisering af biler.

Udskrifter

Udskriften GDPR data viser en oversigt over de aftaler du har med dine debitorer ift. hvordan du må kontakte dem - og om hvad. Udskriften Inaktive debitorer danner en liste over de debitorer uden faktura/kreditnota eller posteringer efter den angivne Til dato. Listen viser tillige dato for sidste faktura/kreditnota og/eller sidste postering.