Planlægningskalender

Øverst i Helios' planlægningskalender ses dagens tidsstemplinger for medarbejderne. Ved et klik på det røde plus, udvides vinduet, så alle dagens stemplinger kan ses. Nederst ses de aftaler, som er tildelt medarbejderne. Ude til højre ses en kalender samt "parkerede" aftaler, der endnu ikke er placeret på en bestemt dato.

Ikonerne

Ikonerne øverst i vinduet anvendes til at justere udseendet af kalenderen, skifte til andre datoer og lignende.

Ikonerne flytter henholdsvis en dag bagud og fremad eller rykker kalenderen én time frem eller tilbage.

Ikonerne angiver, hvor mange dage ad gangen, der vises i kalenderen, fra en enkelt dag til én måned.

Ved klik på det venstre ikon skiftes til dags dato. Ved klik på det højre ikon, vises en kalender, som man kan bruge til at skifte til en valgt dato.

Et klik på ikonet åbner en menu med følgende funktioner.

Gitter til/fra

Her "tændes og slukkes" for gitteret, dvs. de vandrette streger, der angiver hvert kvarter.

Kalender til/fra

Her "tændes og slukkes" for kalenderen, der kan ses i øverste højre hjørne. Valget kan gøres permanet ved at markere feltet under Diverse parametre - Fanebladet Tid/Kalender/SMS.

Vis alle parkerede til/fra

"Parkerede aftaler" er aftaler placeret i kolonnen længst til højre. Der er endnu ikke fastsat en dato for disse. Da aftalerne kan tilhøre forskellige afdelinger har man her mulighed for at begrænse visningen til den afdeling, som pt. vises i kalenderen. Valget kan gøres permanet ved at markere feltet under Diverse parametre - Fanebladet Tid/Kalender/SMS.

Oprydning

Funktionen fjerner gamle aftaler, hvis medarbejderen er slettet fra Helios. Funktionen rydder desuden op i aftalerne, som er placeret i "parkeringen". Aftaler, hvor den tilhørende ordre er lukket eller slettet, fjernes. Desuden fjernes aftaler på ordrer, som er mere end ét år gamle.

Genopbygning

Bør kun anvendes efter aftale med Helios Auto ApS.

Ikonet anvendes til at sende besked via e-mail og/eller SMS til de debitorer, der har en aftale på værkstedet fx den følgende dag. Se Statustyper og SMS integration for hvordan det gøres.

Gruppe

Her angives, hvilken ressourcegruppe, man ønsker at se kalenderen for.

Enhed

Her vælges, hvilke medarbejder eller bil i den valgte gruppe, kalenderen skal vises for. Det er desuden muligt at vælge at vise kalenderen for alle medarbejdere eller biler i gruppen samtidigt.

"Skyderen" anvendes til at vise færre eller flere timer pr. dag. Jo længere skyderen flyttes til højre, des flere timer vises der ad gangen. Ved et klik i feltet til højre for, vil kalenderen starte på det tidligste tidspunkt en af medarbejderne møder og slutte med det seneste.

Det er muligt at søge efter en aftale vha ordrenr., registreringsnr. eller debitornr. Man indtaster i feltet til venstre for ovenstående ikoner. Et klik på de første af de tre ikoner vil finde frem til den seneste aftale, der indeholder det indtastede. Herefter kan man med pilene søge hhv. frem og tilbage i tiden efter andre aftaler. Ved søgningen, søges der først blandt parkerede aftaler og dernæst blandt de øvrige aftaler.

Da søgningen er sekventiel, vil der af hastighedsmæssige hensyn, søges i et datointerval, der går 6 måneder bagud og 12 måneder frem i tiden. Skal man finde tidligere aftaler, må man finde den pågældende ordre og fra den klikke på kalender-ikonet .

Tidsstemplinger

Aftalerne

I afsnittet Oprettelse af aftaler beskrives det, hvordan aftaler kan oprettes og redigeres.

For hver aftale ses oplysninger om debitor og bil i kort form i vinduet. Hvis musen holdes henover aftalen i et kort øjeblik, vil et lidt større vindue fremkomme med yderligere oplysninger, der hentes fra den tilhørende ordre.

Farven på aftalen indikerer, at hvilken status aftalen har, dvs hvor langt man er med arbejdet. Ved at højre-klikke på aftalen fremkommer en lille menu. Ved at vælge punktet Sæt status, kan status for aftalen ændres, hvorefter aftalen skifter farve. Statustyper beskriver mere om dette.

På menuen findes der også punkter til at redigere eller slette aftalen, flytte eller kopiere den til en anden dato, udskrive et arbejdskort, åbne den tilhørende ordre og sende en SMS eller e-mail.

Aftaler, der endnu ikke er fastsat en dato for, kan parkeres ved at placere dem i kolonnen ude til højre.