Oprettelse af aftaler

Aftaler i planlægningskalenderen kan oprettes på to måder. Enten direkte i kalenderen eller fra en salgsordre.

Direkte

Når kalenderen er åben, dobbeltklikkes på et ledigt tidspunkt i en given medarbejders kalender. Nedenstående vindue fremkommer.

I vinduet kan der vælges en ordre, hvis en er oprettet til aftalen. Ellers vælges bilen og/eller debitoren. Som standard foreslås en varighed på én time. Dette kan ændres ved at rette tidspunkter her i vinduet. Klikker man på ikonet for heldagsaftale , ændres start- og sluttidspunkt automatisk til medarbejderens møde- og gåtider.

Hvis feltet Kunde venter markeres, vil der i øverste venstre hjørne af aftalen i kalendervinduet ses en mørkeblå trekant. Hvis der på bilen er oprettet dæk og disse opbevares på dækhotel, vil Dækhotel være markeret, og så vil trekanten være grøn. Hvis begge felter er markeret, er trekanten lyseblå.

Ved et klik på får man en liste af lejebiler, der er oprettet i kalenderen og som er ledige på tidspunktet for den nye aftale. Fra listen vælges en bil. Har man ved en fejl reserveret en lejebil til aftalen, kan man fra listen er vælge INGEN LEJEBIL.

Hvis der ikke er oprettet en ordre, klikker man på Gem/Opret. Så vil en ordre blive oprettet med oplysninger om debitor, bil, tidspunkt og eventuel lejebil. Er der allerede oprettet en ordre, vil denne blive opdateret med eventuelle ændringer.

Fra salgsordren

Når en salgsordre er oprettet, klikkes på kalender ikonet . Kalenderen åbnes så automatisk og aftalen vil blive placeret i den grå kolonne yderst til højre. Herfra kan kalenderen flyttes som beskrevet nedenfor. Hvis medarbejderen, afleveringsdato og tid udfyldes på salgsordren, vil aftalen automatisk blive placeret i medarbejderens kalender på det pågældende tidspunkt.

En rød trekant

Redigering af aftaler

Når en aftale er oprettet, kan aftalens varighed reguleres ved at "trække" i toppen eller bunden af aftalen. Aftalen kan slettes ved at højreklikke på den og vælge punktet Slet fra menuen. Når punktet er valgt, vil man blive spurgt om alle aftaler vedrørerende den aktuelle ordre skal slettes.

Aftaler kan kopieres til en anden dag og/eller en anden medarbejder/bil ved at "trække" den derhen. Hvis man ikke kan se dagen/medarbejderen/bilen, kan aftalen kopieres ved at højreklikke og vælge Kopiér. Navigér til den ønskede dato/medarbejder/bil, højreklik igen og vælg Sæt ind. På samme måde kan en aftale flyttes. Her vælger man Klip i stedet for Kopiér.

Hver gang placeringen af en aftale ændres, vil indleveringsdato, og -tid samt afleveringsdato og -tid blive opdateret på salgsordren.

Vinduet, som er vist ovenfor ved direkte oprettelse af aftale, kan åbnes ved at højre klikke og vælge punktet Rediger. Farven på aftalen afgøres af feltet Type. Disse aftaletyper oprettes under punktet Tid / Tabeller / Aftaletyper. Læs med om dem under Aftaletyper.