Kommentarer og Skabeloner

Til alle poster i hovedkartotekerne, dvs fx debitor, bil mm. samt på salgs- og købsordrer er det muligt at angive to kommentarer på op til 2000 tegn. Vinduet til indtastning af en kommentar fremkommer ved at klikke på kommentar ikonet eller taste F7. Når der er knyttet en kommentar til en debitor, bil, ordre eller lignende, vises der en * efter overskriften til vinduet.

Der skelnes mellem to typer kommentarer, - eksterne og interne. De eksterne anvendes oftest til udskrivning på fakturaer mm., som kunden modtager. De interne anvendes oftest på arbejdskort til udskrivning af oplysninger, som ikke er relevante for kunden.

Kommentarer vises og redigeres i et vindue som det herunder, hvor Eksterne og Interne kommentarer findes på hvert sit faneblad. De to kommentarer kan også vises og redigeres i hvert sit felt i ét større vindue. Det sker, når markeringen i feltet Med faneblade fjerne under Diverse parametre - Fanebladet Diverse.

Hvis der er knyttet en kommentar til en bil eller en debitor, er det muligt at få besked om dette, når bilen eller debitoren vælges på en salgsordre. Dette gøres ved at markere feltet Kommentarer under Diverse parametre - Fanebladet Diverse.

Oprettelse af skabeloner

Det er muligt at gemme skabeloner, som kan anvendes til kommentarer i fx salgsordrer samt ved afsendelse af e-mails og sms'er. Det er desuden muligt at gemme skabelonerne i grupper, så man ved brug af skabeloner på en salgsordre kun ser de skabeloner, som er beregnet til en salgsordre. Det samme gælder for e-mails og sms'er. Opdelingen sker ved at placere kommentarer i grupper, der starter med hhv. ORDER, MAIL og TEXT.

Oprettelse af skabeloner

Skabeloner oprettes under System / Skabeloner eller ved at åbne et kommentar vindue i fx en salgsordre.. Indtast den ønskede tekst i kommentarfeltet og et navn i feltet Skabelon. Hvis skabelonerne skal opdeles som beskrevet ovenfor indtastes en gruppe, der starter med hhv. ORDER, MAIL eller TEXT. Klik på Tilføj ikonet og den skrevne tekst vil blive gemt under det angivne navn.

Brug af skabeloner

Når skabeloner er oprettet, kan de anvendes til udfyldelse af kommentarer ved at klikke på det venstre ikon, Skabelonoversigt (). En liste af skabeloner fremkommer, hvorfra den ønskede skabelon vælges. Er kommentarene opdelt i grupper, vil der på salgsordren, kun blive vist de kommentarer, der er gemt i en gruppe, der starter med ORDER.

Sletning af skabeloner

Hvis man ønsker at slette en skabelon, klikkes på ikonet Slet . Listen af oprettede skabeloner fremkommer, hvorfra den skabelon, som skal slettes, vælges.

Skabelon til fremsendelse af SMS

Helios kan automatisk afsende en SMS når en given formular fremsendes som E-mail. Det er på den måde muligt at gøre kunden opmærksom på, at han skal huske at checke sin E-mail. Den SMS Helios generer er dynamisk og kan indholde felter fra Helios´ registre.

Opsættelse af systemet foregår ved først at oprette skabelonen som beskrevet ovenfor. Når skabelonen er oprettet finder man under System / Formularer den formular, men vil knytte SMS´en til og klikker på Rediger (E-mail). Åben formularens parametre med Ctrl-D og angiv den oprettede skabelons navn i SMS skabelon som vist herunder. Klik Gem to gange.

Nedenfor er vist hvordan et eksempel på skabelonen vises som SMS når fakturaen sendes som E-mail.

Vær opmærksom på at det kan være forbundet med en ekstraudgift at fremsende automatiske SMS´er.

Læs mere om SMS integration.

Skabelon-eksempler

Herunder er vist nogle eksempler på hvordan skabeloner kunne se ud til forskellige formål, men det er muligt at fremsende SMS´er automatisk ifm. afsendelse af alle Helios´ E-mail formularer.

Faktura

Til %1690%

Vi har på fakturanr. %1170% faktureret det arbejde som er udført på din %2000% %2010% med registreringsnr. %1990%.

Fakturaen er fremsendt på e-mail til %1790%.

Med venlig hilsen

%91020%

Tlf.: %91110%

Kontoudtog

Til %1690%

Vi har fremsendt et kontoudtog på e-mail til %1790%.

Med venlig hilsen

%91020%

Tlf.: %91110%

Rykker 1

Til %1020%

Vi har ved gennemgang af vores bogholderi konstateret en skyldig saldo.

Derfor har vi fremsendt en rykker til %1120% og skal anmode Dem om at betale det skyldige beløb inden 10 dage.

Vi gør opmærksom på, at fremsendelse af en evt. rykker 2 vil resultere i et rykkergebyr.

Med venlig hilsen

%91020%

Tlf.: %91110%

Rykker 2

Til %1020%

Vi har trods tidligere henvendelser ikke modtaget vores tilgodehavende.

Rykker nr. 2 er derfor fremsendt til %1120%.

Vi beder dig venligst indbetale det skyldige beløb senest 10 dage fra dags dato.

For udsendelse af denne skrivelse har vi pålagt yderligere et

rykkergebyr på kr. 100,00.

Med venlig hilsen

%91020%

Tlf.: %91110%

Rykker 3

Til %1020%

Vi må desværre konstatere, at De ikke har reageret på vores to tidligere anmodninger om betaling af skyldigt beløb. Rykkere og fakturaer er fremsendt på e-mail til %1120% og vi har nu afsendt vores 3. og sidste rykkerskrivelse til samme e-mailadresse.

Såfremt betalingen der rykkes for ikke er os i hænde senest 10 dage fra dags dato overgives fordringen uden yderligere varsel til inkasso. Herved påløber betydelige yderligere omkostninger.

Den rykker vi nu har sendt på e-mail til %1120% er således at betragte som et påkrav i henhold til inkassolovens § 10.

For udsendelsen af nævnte rykkerskrivelse har vi pålagt yderligere et rykkergebyr på kr. 100,00.

Med venlig hilsen

%91020%

Tlf.: %91110%

Skabelon til genindkaldelse af biler

Hvis man ønsker at gøre brug af funktionen Genindkaldelse, hvor biler kan genindkaldes til fx syn og service og man vil ønsker at gøre brug af muligheden for at sende denne genindkaldelse på SMS, så skal man oprette en skabelon til denne SMS. Skabelonen oprettes som vist herover.

Genindkaldelse

Kære %1250%

Din %1060% %1070% med reg.nr. %1030% skal til syn inden %1410%.

Kontakt os venligst for at booke en tid.

Med venlig hilsen

%91020%

%91040%

%91080% %91090%

Tlf. %91110%

Når sms'en sendes, vil felterne %1250%, %1060% osv. blive erstattet af data fra det tilhørende felt i bilregisteret. For bilen DG23969 Hyundai i20 1,2 tilhørende RST ApS, som skal synes senest 160615, vil modtageren se dette:

Skabelon til afsendelse af sms eller e-mail fra aftale i planlægningskalender

Når du højreklikker på en aftale i planlægningskalender kan du vælge Send SMS eller Send e-mail. Hvis du kan opretter en skabelon, som denne

og vælger den i feltet SMS Skabelon under Diverse parametre - Fanebladet Tid/Kalender/SMS, vil modtageren af en SMS se dette:

Modtageren af en e-mail vil modtage samme tekst. De meste anvendte feltnumre ved afsendelse af sms/e-mail fra en aftale i kalenderen ses i eksemplet herover. De felter, som kan medtages i den sms/e-mail, der sendes er dem, der findes i aftale-vinduet der kan ses under Oprettelse af aftaler.