Indkaldelse

Helios® har en funktion til indkaldelse af køretøjer fx til syn, service, undervognsbehandling eller dækskifte. Registeret gennemløbes og de køretøjer, som skal til syn, service, osv. i den angivne periode, findes frem på en liste. Herefter kan man sende brev, e-mail eller sms til ejerene af bilerne med oplysning om syn eller service.

OBS! Ifølge GDPR skal debitoren have givet samtykke til at du må sende brev, e-mail eller sms vedr. syn eller service. Dette skal være markeret på debitoren. Se mere under Helios - GDPR.

Der er også mulighed for at tage lagerregisteret med i funktionen. Det giver mulighed for at udelade køretøjer, hvor ejeren af bilen allerede har henvendt sig vedr. et syn eller service indenfor nærmeste fremtid. Det kræver så at man ved henvendelsen opretter en ordre på syn eller service. Ved at tage lagerregisteret med kan man også automatisk få opdateret datoerne i bilregisteret, når et syn eller et service faktureres.

Læs også Tips til genindkaldelse af køretøjer for mere omkring funktionen.

Bilregister

I bilregisteret er der fem datofelter, som kan have betydning for funktionen. Det er felterne Næste syn (feltnr. 1410), Næste service (1420), Næste service2 (2400), Næste service3 (2410) og Næste rustbeskyttelse (2420). For indkaldelse til Dækskifte har feltet Dækskifte (2490) betydning.

Biler / Indkaldelse

Dette punkt anvendes til udvælgelse af de køretøjer, der skal indkaldes.

Type

Her angives hvilken type indkaldelse man ønsker at danne et udvalg for. Feltet kan være blankt, så vil ingen datoer på bilerne blive sammenlignet med datoerne i kriterierne.

Man kan sætte feltet til Dækskifte, Syn af køretøj, Service, Service 2, Service 3 eller Rustbeskyttelse. Sættes feltet eksempelvis til Syn af køretøj, når funktionen så aktiveres, vil gennemløbet af registeret kun medtage de køretøjer, hvor Næste syn ligger i det datointerval, der er angivet i kriterierne.

Opdatér bildata

Markeres feltet ved Type lig med Syn af køretøj, vil synsdatoer for alle biler blive opdateret, inden udvalget dannes. Opdatering sker ved opslag i seneste database hos Skat.

Fra dato, Til dato

Har man angivet en bestemt type indkaldelse i det foregående felt, vil man normalt også afgrænse udvalget til dem, der fx skal have syn i den kommende måned. Man angiver så her, den periode man ønsker. Som standard foreslås en periode, der dække den følgende måned.

Formular

Her angives den formular, der skal udskrives, sendes som pdf i en mail eller sendes som sms til debitoren. Når funktionen har været anvendt én gang med en type, knyttes den valgte formular til typen. Derved vil formularen automatisk blive udfyldt næste gang den type vælges.

Formularen oprettes under System / Formularer / Formularkode. Her angives et navn til formularen samt en beskrivelse. Beskrivelsen vil blive anvendt som tekst på e-mails, der udsendes vha funktionen.

Køretøjer, Grupper, Debitorer

Felterne kan anvendes til at begrænse udvalget.

Når kriterierne er indtastet, aktiveres funktionen ved et klik på Ok. Herefter fremkommer et udvalg af biler, der opfylder de indtastede kriterier.

Kunder kan fravælges ved at fjerne markeringen i kolonnen Medtag.

OBS! Hvis Type er sat til Dækskifte, vil kun biler, hvor feltet Info om dækskifte er markeret, komme med i udvalget.

Lagerregister

Feltet Indkaldelsestype (feltnr. 1820) skal anvendes, hvis man i sit udvalg vil have udeladt biler, hvor ejeren af bilen allerede har henvendt sig. Har man allerede oprettet en ordre på dækskifte, syn og/eller service skal man jo ikke sende ejeren en påmindelse om at bilen skal have skiftet dæk eller til syn/service.

Feltet kan sættes til Dækskifte, Syn af køretøj, Service, Service 2, Service 3 eller Rustbeskyttelse. Når funktionen aktiveres og udvalget af biler dannes, vil en bil blive udeladt, hvis der er en åben ordre på bilen, og der på ordren er en vare/ydelse med samme indkaldelsestype som den type, man har angivet i kriterierne.

Feltet Periode (1830) anvendes til automatisk at fremskrive datoen for næste syn/service. Når man skriver en faktura på en bil, og der på fakturaen er en vare/ydelse med en af de nævnte indkaldelsestyper, vil det tilhørende datofelt i bilregisteret blive rykket med det antal måneder, der er angivet på varen. Har man eksempelvis en vare med indkaldelsestypen Syn af køretøj og periode 24 måneder, vil datoen for Næste syn blive sat til to år fra fakturadatoen.