Tips til genindkaldelse af køretøjer

Automatisk opdatering af næste synsdato for en bil ved fakturering

Vælg Lager / Rediger lager. Sørg for at felterne Indkaldelsestype (feltnr. 1820) og Periode (1830) er lagt frem. Opsætning af stamkartoteker forklarer, hvordan dette gøres.
Find den vare/ydelse, du anvender, når du fakturerer en debitor for et syn af en bil. Sæt feltet Indkaldelsetype til Syn af bil og sæt feltet Periode til fx 24 måneder.
Når du fremover fakturerer den valgte vare, vil datoen for Næste syn (felt 1410) på bilen blive sat til fakturadatoen plus 24 måneder.

Denne funktion kan også benyttes til fx service og rustbeskyttelse. Man finder så den eller de varer/ydelser, man anvender til fakturering af dette. Feltet Indkaldelsestype sættes så til Service, Service 2, Service 3 eller Rustbeskyttelse. Feltet Periode udfyldes på samme måde som ovenfor. Ved fakturering vil datoen for service eller rustbeskyttelse (1420, 2400, 2410 eller 2420) for bilen blive rykket med det angivne antal måneder.

Hvordan modtager debitoren genindkaldelsen

Debitoren kan modtage genindkaldelsen på sms, på e-mail og/eller pr. brev. I debitorregisteret bruges felterne Info - sms (feltnr. 1900) Info - e-mail (1980) og Info - print (1990) til at bestemme dette.

Hvis debitoren ønsker at modtage genindkaldelser

på sms, markeres feltet Info - sms og et Mobilnr. indtastes på debitoren.
på e-mail, markeres feltet Info - email og en E-mail adresse indtastes på debitoren.
pr. brev, markeres feltet Info - print.

De enkelte muligheder fravælges for debitoren, ved at sørge for at det tilhørende "info - felt" ikke er markeret.

Når funktionen er aktiveret dannes et udvalg af biler med deres ejere.

I udvalget findes tre kolonner, - Print, E-mail og SMS, der er udfyldt efter ovenstående regler.

Et klik på ikonet fjerner alle markeringer i kolonnen Print. Er klik mere markerer kolonnen for alle biler.

Et klik på ikonet fjerner alle markeringer i kolonnen E-mail. Er klik mere markerer de enkelte linier efter de ovenstående regler.

Et klik på ikonet fjerner alle markeringer i kolonnen SMS. Er klik mere markerer de enkelte linier efter de ovenstående regler.

Hvad bliver sendt til debitoren

Debitoren kan modtage genindkaldelsen på sms, på e-mail og/eller pr. brev. Udseende af alle tre styres af Helios' formularer.

Opret først en formularkode kaldet BILSYN under System / Formularer / Formularkoder.

Opret en linie under System / Formularer / Formularliste som vist herunder. Formularsæt vælges i første kolonne og Formularkode sættes til BILSYN. De tre filnavne sættes fx til BILSYN, BILSYN-E og BILSYN-SMS.

Hvis sms udsendelse skal anvendes, oprettes sms teksten under System / Skabeloner. Under Kommentarer kan man se et eksempel på hvordan en sådan SMS skabelon opbygges. Herefter vælges punktet System / Formularer / Rediger formular. Sms formularen for BILSYN vælges. Denne formular skal indholde det minimale antal koder (fire koder på tre linier), en formular kan indholde. I første linie sættes @ST, umiddelbart nedenunder skrives @ET og nedenunder igen @PL @RM.

Klik så på ikonet for formular parametre (Ctrl-D). I feltet SMS skabelon vælges den skabelon, som er oprettet til genindkaldelse vedr. syn.

Hvorfor er bilen ikke på listen

Hvis man fx indkalder med type Service, kommer ikke med

- hvis man i kriterier markerer feltet GDPR i kriterierne og feltet Service ikke er markeret i GDPR indstillinger på kunden.

- hvis der er oprettet en ordre med en vare med indkaldelsestypen Service.

Det samme gælder for de andre indkaldelsestyper.