Aldersfordelte og forfaldne saldi

Aldersfordelte saldi

Kontoudtog til debitorer og udskriften Saldoliste under Debitor / Udskrifter indeholder den samlede saldo for de enkelte debitorer og en aldersfordeling af denne. Sættes slutdatoen for kontoudtoget eller saldolisten til den sidste dag i en måned, vil aldersfordelingen blive månedsvis. Det vil fx. sige, at perioderne 0-30, 30-60, 60-90 og +90 dage i et kontotudtog eller en udskrift, hvor slutdatoen er sat til 31. oktober udgøres af månederne oktober, september, august og juli. Sættes slutdatoen for kontoudtoget eller udskriften derimod til alle andre dage end den sidste i måneden, vil perioderne blive beregnet fra den angivne dato og hhv. 30, 60, 90 og flere dage bagud.

Ved udregning af de enkelte aldersfordelte beløb, medtages fakturaer i den periode, hvor de er skrevet. Kreditnotaer medtages i den periode, de er skrevet, hvis der på kreditnotaen ikke er angivet et nummer for en faktura, der skal modregnes. Er der derimod angivet et nummer for en faktura, der skal modregnes, vil kreditnotaens beløb blive fratrukket i den periode, fakturaen er skrevet. Dog vil der aldrig kunne være negative beløb i ældre perioder, hvis der er positive beløb i nyere perioder. I disse tilfælde reguleres de positive beløb i de nyere perioder med de negative beløb i de ældre perioder.

Forfaldne saldi

Kontoudtog til debitorer og udskriften Forfaldne saldi under Debitor / Udskrifter indeholder bl.a. den forfaldne saldo for de enkelte debitorer. Udregning af forfalden saldo foregår efter følgende principper:

- Alle debetposter (normalt fakturaer) med en forfaldsdato, der ligger før slutdatoen for kontoudtoget eller udskriften, medtages.

- For kreditposter, hvor feltet Nota er sat til Diverse (normalt indbetalinger) gælder det, at de poster, der ikke er sat til udligne en specifik faktura, medtages hvis posteringsdatoen ligger før den angivne slutdato.

- For øvrige kreditposter (normalt kreditnotaer), der ikke skal udligne en specifik faktura, gælder det, at de medtages, hvis forfaldsdatoen for kreditnotaen ligger før den angivne slutdato.

- For kreditposter (både indbetalinger og kreditnotaer), som er sat til at udligne en specifik faktura medtages kun, hvis fakturaen er medregnet i den forfaldne saldo.

Eksempler

En debitor har én faktura i hver af månederne juli, august, september og oktober. Fakturaerne lyder på hhv. kr. 125,00, kr. 250,00, kr. 375,00 og kr. 500,00. Debitorens betalingsbetingelser på hver af fakturaerne er løbende måned plus 30 dage. Den forfaldne og de aldersfordelte saldi for hver af perioderne 0-30, 30-60, 60-90 og +90 dage vil pr. 21. oktober se ud som nedenfor.

Eksempel 1

Der laves nu en indbetaling på debitoren, som blot skal udligne de ældste åbne posteringer. Dette er beskrevet under Postering på debitorer. Efter indbetalingen er bogført, vil den forfaldne saldo og aldersfordelingen af posterne se ud som nedenfor.

Det ses, at indbetalingen på kr. 400,00 har lukket faktura 1 og 2 helt og at de resterende kr. 25,00 er brugt til at lukke faktura 3 delvist. Hvis indbetalingen, der bogføres er større end den skyldige saldo, vil alle åbne poster blive lukket og indbetalingsposteringen vil blive stående halvåben med det overskyende beløb som restbeløb.

Eksempel 2

Hvis der med udgangspunkt i det ovenstående kontoudtog med fire fakturaer laves en indbetaling, der skal udligne en specifik faktura, vil den forfaldne saldo og aldersfordelingen blive anderledes. Hvis der laves en postering på kr. 375,00 for at udligne faktura 3 (se hvordan under Postering på debitorer), vil den forfaldne saldo og aldersfordelingen ser ud som nedenfor.

Som det ses er faktura 3 nu lukket og saldoen i 30-60 dage er udlignet. Hvis indbetalingen, der bogføres er større end fakturabeløbet, vil fakturaen blive lukket og indbetalingsposteringen vil blive stående halvåben med det overskyende beløb som restbeløb.

Eksempel 3

Hvis der, igen med udgangspunkt i det ovenstående kontoudtog med fire fakturaer, laves en kreditnota, som skal udligne faktura 3, som beskrevet under Kreditnotaer til debitorer, vil den forfaldne saldo og aldersfordelingen se ud som nedenfor, svarende til eksempel to, hvor der blot er tale om en betaling. Som det ses, så udligner kreditnotaen saldoen i 30-60 dage, på trods af, at den er skrevet i oktober. Dette skyldes at fakturaen, som den skal udligne, lå i denne periode.

Eksempel 4

Hvis der, igen med udgangspunkt i det ovenstående kontoudtog med fire fakturaer, laves en kreditnota, som ikke skal udligne en bestemt faktura, vil den forfaldne saldo og aldersfordelingen se ud som en af de to eksempler nedenfor. I det første eksempel har man valgt at markere feltet Udlign post (2430) på kreditnotaen. Derfor er restbeløbene på de ældste fakturaer justeret. Da kreditnotaen ikke er sat til at udligne en faktura modregnes kreditnotaen i den periode, den er skrevet (0-30 dage).

I det andet eksempel er feltet ikke markeret og derved forbliver såvel kreditnotaen som de ældste fakturaer åbne. Kreditnotaen modregnes dog fortsat i perioden 0-30 dage.