Helios Auto ApS, Lautrupvang 12, DK-2750 Ballerup - +45 4457 0088 - hotline@heliosauto.dk
Helios Auto ApS, Lautrupvang 12, DK-2750 Ballerup - +45 4457 0088 - hotline@heliosauto.dk
Til Helios® findes et tillægsprogram, der importere en .xml fil (oioxml/oioubl format) og vise den tilhørende pdf fil, som af afsenderen er sendt til en server hos Helios Auto ApS.
Data kan importeres til en købsordre, hvor de enkelte varelinier fremgår eller til en kasse-/kreditorkladde, hvor bilaget blot importeres som en udgiftspostering og en kreditorpostering. Ved import til en købsordre, oprettes varer samtidigt på lageret.
Tillægsprogrammet indeholder desuden funktioner til senere at vise et bilag, til at kontrollere at alle bilag fra en kreditor er hentet og bogført samt til at vise om der ligger bilag til import i indbakken på serveren.
Det er muligt for afsenderen at uploade en oioubl-fil i stedet for en oioxml-fil sammen med en pdf fil. Oioubl filen kan så have et ”embedded” pdf bilag, som er det, der vises for brugeren.
Med tillægsprogrammet følger også en mulighed knytte andre kreditorbilag, der på anden måde modtages elektronisk, til selve posteringen i Helios®.
Leverandører af filerne (fakturaer/kreditnotaer) kan læse mere om hvor og hvordan filer leveres her: Helios EDE - Generelt
Oprettelse af knap
Åben købsordrevinduet og klik på værktøjsikonet 
i toppen af Helios®. Klik på punktet Opsætning og klik derefter på fanebladet Menu.
Tilføj en linie under de linier, der eventuelt findes i vinduet i forvejen. I feltet Tekst på knap indtastes den tekst, der skal vises på knappen i købsordren. Tekst på knap kan også sættes til #SPD_SYSNEWORDER, hvorved man får ikonet, der ses ovenfor i købsordren længst til højre, frem i stedet for en knap med tekst. I feltet Rapport skal der stå heliosedeimport. Feltet Tip er valgfrit. Udfyldes det, vil teksten vises, når musen holdes hen over knappen. Klik på Gem.
Ovenstående skal også gentages i kreditorregisteret, hvis funktionen til kontrol af check af bilag skal anvendes og i kasse-/kreditoprkladden, hvis man ønsker at indlæse bilag dertil.
Helios® skal afsluttes og genstartes på ny, før knapperne er synlige.
Opsætning - Diverse parametre
For at en importere .xml filer skal følgende felter i Diverse parametre - Fanebladet Generelt udfyldes.
- Felterne Navn, Adresse, Postnr. og By skal udfyldes.
- Feltet CVR nr. skal udfyldes med 8 cifre evt. med foranstillet DK.
- Felterne Bank, Reg.nr. og Kontonr. skal udfyldes.
Opsætning - Kreditorer
For de kreditorer, fra hvem man ønsker at importere .xml filer, skal følgende felter være udfyldt.
CVR nr. (feltnr. 1380)
Feltet skal udfyldes med afsenderens cvr nr.
Elektr. faktura type (feltnr. 1500)
I dette felt skal der angives om kreditorens fakturaer skal indlæses til en købsordre eller til en kasse-/kreditorkladde. Ved import til købsordre er der mulighed for at vælge om man vil indlæse bilagene én ad gangen eller alle bilag fra en leverandør på én gang. Vælger man det sidste, vil man ikke få vist pdf filerne ved indlæsning.
Varekøbsgrp. (feltnr. 1510)
Ved indlæsning til en kreditor-/finanskladde vil denne gruppes varekøbskonto blive anvendt til postering af varekøbet. Ved indlæsning til en købsordre bliver de enkelte varenumre slået op i lageret. Findes de i lageret, tages gruppen fra lageret med over på ordrelinien. Findes de ikke, vil den gruppe, der angives i dette felt, blive anvendt på linien. Se dog også punktet Kontering af varer længere nede på siden.
Opret nye varer
Hvis feltet er markeret, vil varer der ikke eksisterer i Helios® blive oprettet ved import.
Overskriv varetekst
Hvis feltet er markeret, vil teksten på varen i Helios® blive overskrevet ved import.
Varetekster indlæses
Det er muligt at få varetekster ændret i forhold til den måde, leverandøren har angivet den i filen. Feltet kan sættes til som de modtages, med store bogstaver, med små bogstaver eller med 1. bogstav stort.
Indlæsning af bilag
Når knapperne er oprettet og felterne i hhv. Diverse parametre og på en eller flere kreditorer er udfyldt, kan fakturaer og kreditnotaer fra de pågældende kreditorer indlæses til enten en købsordre eller en kreditor-/finanskladde. Indlæsningen foretages ved blot at klikke på den oprettede knap.
Kontrol af bilag
For at kontrollere bilag, skal man finde den pågældende kreditor i kreditorregisteret.
Når der klikkes på knappen, skal man vælge den måned, man gerne vil checke bilagene for. Hvis der i arkivet på serveren findes et bilag, som ikke er bogført på kreditoren, vil man blive gjort opmærksom på dette. Man har samtidig mulighed for at lægge bilaget tilbage til indbakken på serveren, hvorefter det kan indlæses til enten en købsordre eller en kreditor-/finanskladde.
I stedet for at vælge en måned, har man også mulighed for at Vis indbakke. Her vil man få en lister med de bilag der ligger klar til import i indbakken på serveren.
Indlæsning til købsordre
Ved indlæsning af oioubl-filer til en købsordre, læses først fakturahovedet fra xml-filen for at finde afsenderen. Dernæst indlæses linierne (InvoiceLine) efter følgende regler.
Ordrens totale rabat er angivet i AllowanceCharge (root level). Efter indlæsning af samtlige linier, genberegnes ordren. Der kan forekomme afrundingsdifferencer ifm rabat ift. fakturaens totale rabat. I de tilfælde, dannes en ekstra linie nederst på fakturaen med dette beløb.
Afrundingsdifferencer kan opstå da Helios udregner liniens totalpris ud fra stykpris minus rabat ganget med antallet. Andre programmer kan regne rabatten ud fra liniens totalpris.
Eksempel på afrundingsdifference:
Diverse kommentarer
Kontering af varer fra Au2parts og FTZ
Au2parts og FTZ leverer en varegruppe med i den .xml fil, der importeres. Det gør, at det ved indlæsning er muligt at få tildelt forskellige grupper til de enkelte varelinier, afhængigt af hvilken gruppe varen på linien tilhører. Automatisk kontering af varerne sker ved at der oprettes en linie for hver gruppe i tabellen Lager / Tabeller / Leverandørgrupper.
Au2parts har følgende grupper med i deres .xml fil:
FTZ har følgende grupper med i deres .xml fil:
Viggo Laursen har følgende grupper med i deres .xml fil:
OIOUBL / OIOXML
TrueLink skriver:
Når I sender en OIOXML-faktura, så prøver vi at aflevere i nedenstående rækkefølge:
1. Er modtageren oprettet i TrueLink? Så afleverer vi i det format de ønsker, hvad enten det er OIOXML, OIOUBL, PDF eller andet format.
2. Er modtageren ikke oprettet i TrueLink. Så tjekker vi om de er registreret i NemHandel. NemHandel supporterer ikke OIOXML mere, så vi vil konvertere til OIOUBL og aflevere i det format. Hvis OIOUBL'en ikke er valid, så afviser vi det overfor jer.
3. Er modtageren ikke oprettet i TrueLink og ikke registreret i NemHandel, så afleverer vi OIOXML til vores VANS samarbejdspartner og ser om de kan komme af med fakturaen.
Helios® er et registreret varemærke for Helios Auto ApS, Lautrupvang 12, DK-2750 Ballerup.