Helios® EDE - Generelt

Til Helios® findes et tillægsprogram, der kan vise en pdf faktura og importere den tilsvarende .xml fil (oioxml/oioubl format), som af afsenderen er sendt til en server hos Helios Auto ApS. Modulet er lavet, så det kan anvendes i stedet for at sende elektroniske fakturaer via VANS netværket.

Fakturaer via VANS netværket

Hvis et værksted skal modtage elektroniske fakturaer via VANS netværket, skal værkstedet først anskaffe et officielt EAN nr. Det sker hos GS1 (www.gs1.dk). Derudover skal brugeren tilmeldes Truelink (www.truelink.dk), der sørger for selve modtagelsen af filerne. Hos Truelink er der et opsætningsgebyr samt et gebyr pr. modtaget bilag. Se http://www.truelink.dk/modtagelse-af-fakturaer-via-ean-nr

Hertil kommer anskaffelsen af selve Helios® EDE modulet, det månedlige abonnement på dette og udgiften pr. bilag. Se Helios EDE.

Fakturaer via Helios® EDE

Hvis leverandøren af fakturaer/kreditnotaer kan levere filer med data direkte til en server hos Helios Auto ApS via ftp, kan det officielle EAN nr. og tilmeldingen til Truelink undværes. Funktionaliteten er således, at leverandøren (grossisten) afleverer en oioxml fil samt en pdf fil til modtagerens (autoværkstedets) mappe på en ftp server. Modtageren kan så indlæse xml filen til en købsordre eller en kassekladde i Helios og samtidig få vist pdf dokumentet til kontrol af det indlæste.

Værkstedet sparer dermed udgiften til EAN nr. samt Truelink. Værkstedet skal så kun betale for anskaffelsen af selve Helios® EDE modulet, det månedlige abonnement på dette og udgiften pr. bilag. Der er ingen udgifter for leverandøren til Helios Auto ApS.

Information til leverandører af filer

Leverandøren af filerne skal levere en xml fil, der overholder oioxml formatet (eller oioubl), samt en pdf fil. Filerne skal navngives xxxxxxxx-yyyyyyyy, hvor xxxxxxxx angiver leverandørens cvr. nr. og yyyyyyyy angiver fakturanummeret.

Det er muligt at uploade en OIOUBL fil i stedet for en oioxml fil sammen med en pdf fil. OIOUBL filen kan så have et ”embedded” pdf bilag, som er det, der vises for brugeren.

Filerne skal leveres til ftp serveren ede.rst.dk. Brugernavn til levering af filer på denne server er rst\ede-w.

Filerne skal placeres i en separat mappe for hver modtager. Stien til mappen vil være xxxxxxxxyyyyz\indbakke\invoice, hvor xxxxxxxx er modtagerens cvr. nr., yyyy er modtagerens Helios licensnr. (evt. med foranstillet 0’er) og z er et checkciffer udregnet efter EAN-13.

Eksempel

Leverandør: Cvr nr. 16984205 Fakturanr. 31044

Modtager: Cvr nr. 12574371 Helios licensnr. 1

I ovennævnte eksempel skal leverandøren aflevere filerne 16984205-31044.xml og 16984205-31044.pdf i mappen 1257437100011\Indbakke\Invoice.

Kodeord til EDE serveren samt mappenavne for modtagere fremsendes af Helios Auto ApS til leverandørerne af filer.