Integration til e-conomic

Til Helios kan du tilkøbe et tillægsmodul, der sender data direkte til e-conomic, når du udskriver eller sender en salgsfaktura eller -kreditnota.

Modulet kan også overføre leverandørfakturalinjer til e-conomic’s kassekladde, når du lukker en købsordre.

Du kan bestille modulet her.

Vigtigt: Helios yder ikke support på brug af e-conomic ud over den funktionalitet og opsætning, der er beskrevet i denne vejledning.

SALG

Når integrationen til e-conomic er sat op, og Indsendelse, salg er aktiveret i Indstillinger, bliver alle salgsfakturaer og -kreditnotaer automatisk overført, når de udskrives eller sendes fra Helios. Det er muligt at sætte integrationen op, så de omsætningskonti, der anvendes ved fakturering i Helios "mappes" over i e-comomic, så fordelingen af omsætningen i e-conomic 100% afspejler omsætningen i Helios.

Hvordan selve dataflowet er, kan ses her: Economic integration - Dataflow

Her er et eksempel på en faktura, som er skrevet i Helios. Den indeholder både reservedele og arbejdstid.

Fakturaen bogføres i Helios med følgende posteringer:

I dette eksempel er Helios sat op med:

Konto 10110 for salg af ydelser (gruppen ARB_TIME)
Konto 10210 for salg af reservedele (gruppen RES)

I e-conomic findes fire standardgrupper, der normalt peger på konti 1010 og 1030. De fleste vælger at bruge disse grupper, som du senere kan angive under Indstillinger.

Du kan dog også oprette flere grupper i e-conomic, som peger på andre kontonumre. Dette bruges for at fordele omsætningen i e-conomic på samme måde, som den fordeles i Helios. Eksempel: Gruppe 5 peger på konto 1015.

Hvis du vil have ydelser i gruppen ARB_TIME bogført på konto 1015, gør du sådan:

Gå til bogføringsgruppen ARB_TIME i Helios.
Tryk F6 for at redigere.
Skriv 5 i feltet Ekstern varegrp.
Gem gruppen.

Resultatet bliver, at resultatopgørelsen i e-conomic viser posteringen på konto 1015.

Fakturaen er ligeledes ført på den tilhørende debitor i e-conomic.

Vigtigt: Det er e-conomic, der danner posteringerne til fakturaen. De dannes på samme måde som hvis fakturaen var indtastet og faktureret manuelt i e-conomic.

Vigtigt – Diverse parametre

Numerisk debitornr.
Sørg for, at feltet “Numerisk debitornr.” er markeret under Diverse parametre - Fanebladet Regnskab. E-conomic accepterer kun numeriske debitornumre – og kun op til 999999999.

Fakturanumre
Det er vigtigt, at Helios starter fakturanummereringen på et tal, der ikke overlapper med de numre, der allerede bruges i e-conomic. Hvis Helios på et tidspunkt når op på et fakturanummer, der allerede findes i e-conomic, vil overførslen fejle, da to fakturaer ikke kan have samme nummer i e-conomic.

Betalings-ID
Hvis du ønsker, at betalings-ID’et på fakturaen fra Helios skal svare til det, som e-conomic anvender, skal du i Helios under Diverse parametre - Fanebladet Generelt sætte feltet “Betalings-ID format” til Kun fakturanr.

💡 Tip: Det kan være en god idé at vælge en tydelig forskel i nummerserierne mellem Helios og e-conomic (fx starte Helios-fakturaer på 500000 eller højere). Det minimerer risikoen for overlap senere.

KØB

Når integrationen til e-conomic er sat op, og Indsendelse, køb er aktiveret i Indstillinger, bliver alle købsfakturaer og -kreditnotaer automatisk overført, når de lukkes i Helios.

Kreditor skal være oprettet i e-conomic og der skal være knyttet en udgiftskonto til kreditoren i e-conomic.

Hvordan selve dataflowet er, kan ses her: Economic integration - Dataflow

Indstillinger for e-conomic integration

Opsætningen til e-conomic findes i Helios’ hovedmenu. Klik på værktøjsikonet øverst i Helios-vinduet, vælg Kør, skriv economic og klik OK.

Herefter åbnes vinduet til opsætning af e-conomic integration, hvor du indtaster adgangsoplysninger og vælger de relevante grupper og skabeloner.

De enkelte felter i opsætningsvinduet er forklaret herunder.

Agreement Grant Token

Du skal først oprette et Agreement Grant Token i e-conomic.
Det giver Helios adgang til at sende og modtage data fra din e-conomic-aftale.

Åbn dette link og log ind med dit e-conomic-login: Grant Token
https://secure.e-conomic.com/secure/api1/requestaccess.aspx?appPublicToken=ha7SylTH7mH31nUL7QmD0o5qwSm56uMPvWT5JJLkfZ41
Når du har godkendt adgangen, vises beskeden:
“App’en Helios Invoicing er nu tilføjet din aftale.”
Dit Agreement Grant Token vises på skærmen – og kan altid findes igen under
Indstillinger → Udvidelser → Apps i e-conomic.

Dette token skal indtastes i Helios, før du kan udfylde de øvrige felter i integrationsvinduet.

Aktivér indsendelse, salg

Når du har licens til tillægsmodulet, og alle felter er korrekt udfyldt, kan du markere dette felt for at aktivere automatisk indsendelse af salgsdata.
Når feltet er markeret, sendes salgsfakturaer og -kreditnotaer automatisk til e-conomic, når de udskrives fra Helios.
Uden markering sendes der ingen salgsdata.

Aktivér indsendelse, køb

Hvis du har licens til modulet, og dette felt er markeret, vil data fra lukning af købsordrer automatisk blive sendt til e-conomic.
Disse data oprettes som leverandørfakturalinjer i e-conomic’s kassekladde.

Debitorgruppe

Ved klik på ikonet kan du se og vælge debitorgrupper fra e-conomic.
Her vælger du den gruppe, som debitorer skal tilhøre i e-conomic.

Kreditorgruppe

Ved klik på ikonet kan du se og vælge kreditorgrupper fra e-conomic.
Her vælger du den gruppe, som kreditorer skal tilhøre i e-conomic.

Skabelon

Ved klik på ikonet vises de fakturaskabeloner, der findes i e-conomic.
Her vælger du den skabelon, der skal bruges til de fakturaer, der sendes fra Helios til e-conomic.

Gruppe – varer

For både varer og ydelser – med og uden moms – skal du angive, hvilken e-conomic gruppe de skal knyttes til.
Disse grupper styrer, hvilke konti posteringerne havner på i e-conomic.

OBS! Flere grupper

Hvis du ønsker at fordele debitorer eller varer/ydelser på flere grupper i e-conomic, kan du angive dette direkte i Helios:

På bogføringsgruppen i Helios angives den tilhørende gruppe fra e-conomic:
- Ekstern debitorgrp. → felt 1390
- Ekstern varegrp. → felt 1400