E-conomic integration - Dataflow

Dataflow mellem Helios og e-conomic

Ved fakturering af en salgsordre

Når du fakturerer en salgsordre i Helios, kan systemet automatisk overføre fakturaen til e-conomic, så bogføring og regnskab sker helt uden dobbeltarbejde.

Integrationen sørger for, at alle nødvendige oplysninger – som kunde, betalingsbetingelse, varer, moms og fakturanummer – bliver oprettet eller opdateret i e-conomic, inden fakturaen bogføres.

Fakturaen bliver derefter bogført i e-conomic med samme fakturanummer som i Helios, men udskrivning og udsendelse sker altid fra Helios.

Nedenfor kan du se det typiske dataflow, der sker trin for trin, når en salgsordre faktureres.

Betalingsbetingelse

Formål:
At sikre, at den betalingsbetingelse, som er brugt i Helios, også findes i e-conomic.

Udførelse:
Helios undersøger, om betalingsbetingelsen findes i e-conomic. Hvis ikke, oprettes den automatisk, så fakturaen kan overføres korrekt.

Debitorgruppe

Formål:
At placere debitoren i den korrekte debitorgruppe i e-conomic.

Udførelse:
Helios ser på den debitorgruppe, der er tilknyttet ordren.
Hvis der i gruppen (felt 1390) er angivet et e-conomic gruppenummer, og det findes i e-conomic, bruges det.
Ellers anvendes standardgruppen fra integrationens indstillinger.

Momszone

Formål:
At sikre korrekt håndtering af moms i e-conomic.

Udførelse:
Hvis ordren i Helios er markeret som momsfri, anvendes momszone 4 i e-conomic.
I alle andre tilfælde anvendes momszone 1.

Debitor

Formål:
At sikre, at debitoren (kunden) findes i e-conomic, og at oplysningerne er opdaterede.

Udførelse:
Helios tjekker, om der findes en debitor med samme nummer i e-conomic.
Hvis ja, opdateres adresse, kontaktinfo og øvrige stamdata.
Hvis nej, oprettes debitoren automatisk med de nødvendige oplysninger.

Kontaktperson (Attention)

Formål:
At overføre den kontaktperson, som er angivet på ordren i Helios.

Udførelse:
Hvis der er udfyldt et attention-navn i Helios, undersøger Helios, om en kontaktperson allerede findes i e-conomic.
Hvis ikke, oprettes den. Hvis der findes én, opdateres oplysningerne.

Fakturakladde

Formål:
At oprette fakturaen som kladde i e-conomic, klar til bogføring.

Udførelse:
Når alle forudsætninger (debitor, betalingsbetingelse m.m.) er på plads, opretter Helios en fakturakladde i e-conomic.
Her overføres fakturadata, linjer, kommentarer (op til 1000 tegn) og fakturanummeret fra Helios.

Varer og linjer

Formål:
At sikre, at alle varer på fakturaen findes i e-conomic, og at linjerne overføres korrekt.

Udførelse:
For hver ordrelinje undersøger Helios, om varen findes i e-conomic.
Hvis ikke, oprettes den automatisk.
Hvis der ikke er et varenummer, men der er en pris, bruges varenummer HELIOS.
Hvis der mangler varetekst, indsættes “-”.
Eventuelle afrundingsdifferencer håndteres ved at tilføje en linje med varenummer EC-ROUND.

Bogføring af faktura

Formål:
At afslutte faktureringen og bogføre fakturaen i e-conomic.

Udførelse:
Når kladden er oprettet, beder Helios e-conomic om at bogføre fakturaen.
Det er Helios, der bestemmer fakturanummeret — e-conomic følger blot nummereringen.

Udskrivning og arkivering

Formål:
At sende eller printe fakturaen fra Helios, mens den samtidig bliver registreret i e-conomic.

Udførelse:
Selve udskrivningen og udsendelsen sker i Helios.
Fakturaen i e-conomic anvendes alene til bogføring og finansiel registrering.

Ved lukning af en købsordre

Når en købsordre lukkes i Helios, kan data automatisk sendes til e-conomic, hvor der oprettes leverandørfakturalinjer i en kassekladde.
Flowet foregår i følgende trin:

Tjek af kreditor

Formål:
At sikre, at kreditoren findes i e-conomic og er korrekt opsat, før data sendes.

Udførelse:
Helios kontrollerer, om der findes en kreditor i e-conomic med samme kreditornummer som i Helios.
Der tjekkes samtidig, at der er angivet en udgiftskonto på kreditoren i e-conomic.

Resultat:
Hvis kreditoren ikke findes, eller der mangler udgiftskonto, kan data ikke sendes, og købsordren kan ikke lukkes.

Overførsel til e-conomic

Formål:
At overføre købsordrens data til e-conomic, så den kan bogføres som leverandørfaktura.

Udførelse:
Når kreditoren er korrekt opsat, overfører Helios data til e-conomic som en kassekladdepost.
Linjerne fra købsordren i Helios bliver oprettet som leverandørfakturalinjer i e-conomic’s kassekladde.

Resultat:
Købsordren i Helios lukkes, og de tilhørende data ligger nu klar til bogføring i e-conomic.

💡 Bemærk:
Helios opretter ikke selve kreditoren i e-conomic. Kreditoren skal allerede eksistere og have en gyldig udgiftskonto, før købsordren kan lukkes.