Automester Fordelskort ver. III

Til Helios® findes et tillægsprogram, der håndterer alle funktioner vedrørende Automester Fordelskort. Programmet kan hente kundernes opsparede bonus, inden nye fakturaer udskrives, og kan efterfølgende indsende bonusbeløb fra fakturaer til fordelskunder til regulering af den nye opsparing.

Opsætning

Oprettelse af knapper

Åben salgsordrevinduet og klik på værktøjsikonet i toppen af Helios®. Klik på punktet Opsætning og klik derefter på fanebladet Menu.

Tilføj en ny linje under de linjer, der eventuelt allerede findes i vinduet. I feltet "Tekst på knap" indtastes den tekst, der skal vises på knappen i salgsordren.
I feltet "Rapport" skal der stå automester. Feltet "Tip" er valgfrit. Hvis det udfyldes, vises teksten som en hjælpetekst, når musen holdes over knappen. Klik derefter på Gem.

Helios® skal lukkes og genstartes, før knappen bliver synlig. Når knappen er synlig, kan den bruges som beskrevet:

I salgsordren vises menuen omtalt ovenfor.
For at få vist punktet Indstillinger, klikkes der på knappen i en tom salgsordre.

Opsætning - Lager

I Helios®’ lagerregister anbefales det at lægge feltet "Ej bonus" (feltnr. 1800) frem. Feltet gør det muligt at angive, at en vare ikke skal udløse bonus ved fakturering.

Opsætning - Ordre

Feltet "Ej bonus" (feltnr. 1560) bør lægges frem på ordrelinjerne. Feltet vil automatisk være markeret, hvis det tilsvarende felt på varen er markeret. Markeringen kan om nødvendigt rettes manuelt på den enkelte ordrelinje.

Formularer

På fakturaformularen skal der indsættes ekstra @-koder, så kunden kan se information om bonus:

På fakturalinjer indsættes @11562 yderst til højre. Denne udskriver en * (stjerne) på linjer, hvor der ikke optjenes bonus.
I bunden af fakturaen indsættes:
- @82212 – udskriver teksten * VAREN UDLØSER IKKE BONUS. som forklaring til stjernen på linjerne
- @82230 – udskriver teksten OPSPARET BONUS PÅ DENNE FAKTURA KR. samt det bonusbeløb, der optjenes på fakturaen

Bemærk: I feltegenskaber for disse koder skal Register sættes til 81 og AL skal markeres. De aktiveres kun, hvis der findes et bonuskortnummer på bilen på ordren. De tre koder er nærmere beskrevet under Formularer til salgsordrer.

Daglig brug

Når en salgsordre åbnes, bliver registreringsnummeret slået op hos Automester. Hvis bilen er tilknyttet et fordelskort, får brugeren en besked. Dette sker dog kun, hvis der ikke allerede findes en linje på ordren, hvor bonus er fratrukket. Det beløb, der vises som opsparet bonus, hentes direkte fra Automester.

Når man klikker på knappen øverst i salgsordren, vises to valgmuligheder:

1. Vis fordelskortinfo

Her vises kundens fordelskortnummer samt følgende oplysninger:

Kortets status
Opsparet bonus
Bonusprocent

Kortstatus kan være:

Aktiv
Afventer godkendelse
Afmeldt
Spærret

Kun kort med status 1 (aktiv) kan anvende opsparet bonus. Kort med status 1 og 2 kan opspare bonus.

2. Hent bonus til ordre

Hvis det opsparede bonusbeløb er mindre end fakturatotalen, hentes hele bonusbeløbet til ordren.
Hvis bonusbeløbet er større end fakturatotalen, spørges der, om hele bonusbeløbet skal hentes.
- Svarer man Nej, hentes kun et beløb svarende til fakturatotalen.

Fakturering

I forbindelse med fakturering af en salgsordre udføres der flere kontrolpunkter:

Bonus anvendt, men kortet er ikke aktivt
Hvis der er fratrukket bonus på ordren, og kundens fordelskort ikke har status 1 (aktiv), gives der en besked.
Faktureringen afbrydes automatisk.
Opsparet bonus findes, men der er ikke anvendt bonus
Hvis kunden har opsparet bonus, men der ikke er anvendt bonus på ordren, får man en besked.
Brugeren får herefter mulighed for at afbryde faktureringen.
Opsparet bonus er større end det anvendte beløb
Hvis kundens opsparede bonus er højere end det beløb, der er anvendt på ordren, gives der en besked.
Brugeren får igen mulighed for at afbryde faktureringen.

Indstillinger

Værkstedsnr.

Her indtastes værkstedsnr. hos Automester.

Varenr., bonus

Her angives, hvilket varenummer, der skal anvendes til at fratrække bonus på en faktura. Det anbefales at oprette en ny finanskonto til bogføring af bonusbeløbet. Der skal derfor også oprettes en bogføringsgruppe, som varen knyttes til.

Aktivér modul

Dette felt skal markeres for at muliggøre både opslag af bonus og indsendelse af bonus i forbindelse med fakturering. Modulet kan kun aktiveres, når både værkstedsnummer og varenummer er udfyldt.

Checkliste for opsætning

- Læg feltet Ej bonus (1560) frem i salgsordrelinierne.

- Læg feltet Ej bonus (1800) frem i lagerregisteret.

- Sæt @11562, @82230 og @82212 på faktura formularen.

- Opret en konto til bogføring af bonus.

- Opret en bogføringsgruppe til bonus.

- Opret et varenr. (ydelse) til bonus.

Tips

Hvis en faktura skrives med et forkert beløb, bør en ekstra faktura eller en kreditnota skrives på differencen. Denne faktura/kreditnota bør ikke indeholde nogen bonuslinje. Herved øges (faktura) eller mindskes (kreditnota) kundens opsparede bonus.

Logging

Logfiler for alle kald til Automester's webservices findes i Users\X\Helios.wsp.