Registrering af fravær

Med Helios TimeLog scanner den enkelte medarbejde sig ind, når han møder, går til pause, går hjem og eventuelt også, når han arbejder på de enkelte ordrer. I tilfælde af fravær er dette naturligvis ikke muligt for medarbejderen. Registrering af fravær må derfor enten foretages direkte i planlægningskalenderen, i fraværsoversigten eller af en superbruger vha. posteringer i tidkladden.

Planlægningskalender

Fraværsrigstrering kan med fordel foretages direkte i planlægningskalenderen.

Højreklik på medarbejderen og angiv fraværstypen, tilknyt evt. en tidkode (se mere herom nedenfor) og skriv en kort tekst hvis fraværstypen ønskes yderligere præciseret. Anfør en periode for fraværet hvis den er kendt. Som standard er fravær sat til at vare hele dagen, men fjernes markeringen i Hele dagen kan fravær på eksempelvis halve dage registreres over en længere periode. Det kunne f. eks. være aktuelt hvis en medarbejder går på nedsat tid og skal være fraværende fra kl. 12 til arbejdstiden slutter hver dag i en måned. Klik OK og fraværet vil kunne ses i planlægningskalenderen og i fraværsoversigten som vises under Tid / Fraværsoversigt eller ved i planlægningskalenderen at klikke på . I et eksemplet nedenfor er medarbejder 2 syg hele dagen med forkølelse. Tidkoden 022 angiver, at han ingen lægeerklæring har og bestemmer den grønne farve. Tidsposteringen kan efterfølgende redigeres ved at højreklikke på den i planlægningskalenderen.

Type

Det er i fraværsregistreringsvinduet muligt at sætte en fraværstype (Ferie, Syg, Barn syg, Kursus m.fl.). Ved at angive en tidskode i feltet Tidkode kan man registrere forskellige former for fravær indenfor samme hovedkategori. Derved kan fravær vises med forskellige farver i planlægningskalenderen. Eksempelvis kunne fraværstypen "Syg" tilknyttes tidskoder, der angiver om medarbejderen er syg med eller uden en lægeerklæring.

Tidkoder

Tidkoder oprettes under Tid / Tabeller / Tidkoder. I eksemplet herunder er oprettet tidkoderne 022 og 023 med to forskellige farver, hhv. grøn og sort.

Læs evt. mere om Tidkoder.

Fraværsregistrering via tidkladden

Fraværsregistrering kan også foretages direkte i tidkladden. For at registrere enkelte fraværsdage eller -timer, vælges punktet Tid / Tidkladde / Indtastning. Der indtastes én linie pr. medarbejder pr. dag, hvor medarbejderen er fraværende. Når de ønskede poster er indtastet kan kladden udskrives og herefter skal den bogføres.

I eksemplet er Medarbejder 2 gået hjem d. 190820 fra kl. 15:00 til 16:00 og er så sygemeldt dagen efter.

De to tidkoder fra eksemplet ovenfor er nedenfor lagt ind i tidkladden.

Efter bogføring af tidskladden er fraværet for Medarbejder 2 vist i kalenderen med de to forskellige tidskoder og deres tilknyttede farver. Planlægningskalenderen vil desuden vise hvornår fraværet har været.

For tidkoder, som anvendes til at registrere udført arbejde, skal Type sættes til Interval.

Ved en registrering med typen Fravær m. løn, vil den forbrugte tid blive talt med i arbejdstiden på udskriften TimeLog oversigt. Det vil den ikke for de øvrige typer. Posteringer med samtlige af de førnævnte typer vil blive taget med på udskriften TimeLog fraværsoversigt.