Statustyper

Statustyper anvendes til at sætte status på aftaler i planlægningskalenderen. Status sættes på en aftale ved at højreklikke på aftalen og vælge punktet fra menuen. Statusoversigten kan desuden anvendes til at se status på ordrerne, herunder indleverings- og afleveringstidspunkter.

Kode

Hver type skal have et unikt nummer. Det anbefales, at anvende samme antal tegn i alle koder, da de så vil kunne anvendes sammen med Helios TimeLog.

Beskrivelse

Når status sættes på en aftale, ses denne beskrivelse.

Farve

Hvis feltet Statusfarve på aftaler er markeret under Diverse parametre - Fanebladet Kalender, vil aftalen skifte farve, når den skifter status. Er feltet ikke markeret, vil farven på den lille prik i øverste hjørne af aftalen skifte, når aftalen skifter status. 2-klik på feltet for at vælge farve.

Handling

Der er tre handlinger, der kan knyttes til en status, - Ingen, Straks eller Samlet. Hvis handling er sat til Straks, så vil en e-mail og/eller en sms blive sendt, når status skiftes på en aftale. Hvis handling er sat til Samlet, så kan man fra planlægningskalenderen's funktionsmenu sende en e-mail eller sms til samtlige debitorer, der har en aftale med denne status inden for et givent tidsrum.

Ved normal brug vil man oprette en status der viser, at der er lavet en aftale med kunden. Denne er i eksemplet ovenfor kaldet Bekræftet og handlingen for denne status er Samlet. Man kan så fx bruge funktionen Send meddelelse () til at sende e-mail og/eller SMS til alle debitorer, der har en aftale med denne status næste dag. Kunderne vil altså i dette tilfælde modtage en påmindelse om deres aftale. Man opretter så en status, der hedder fx Afsluttet, som tildeles en aftale, så snart arbejdet er færdigt. Handlingen for denne status sættes til Straks, så en e-mail og/eller SMS med besked om at arbejdet er færdigt, sendes til kunden straks, når aftalen er markeret som afsluttet.

E-mail / SMS / Vis

Her markeres om man vil have sendt en sms/e-mail til debitoren, når status sættes på en aftale. Hvis feltet Vis er markeret, vil beskeden vises inden den sendes. Dog kun ved statustyper, hvor Handling er sat til Straks.

Besked

For statustyper, hvor sms/e-mail skal sendes, vil denne besked blive sendt. Hvis %NAME%, %SDATE%, %STIME%, %REGNO%, %MAKE% og %MODEL% indsættes i teksten, vil dette blive erstattet af hhv. kundens navn, aftalens startdato, aftalens starttidspunkt samt bilens registreringsnr., mærke og model i den sms eller mail, der afsendes.

Det er desuden muligt at anvende %COMPANYNAME% og %COMPANYPHONE%, der indsætter firmaets navn henholdsvis telefonnr. På en statuskode som fx Afsluttet kan man anvende %TOTALINCVAT%, som indsætter fakturaens totalbeløb inkl. moms i den sms/e-mail, der afsendes.

Feltet kan indeholde op til 250 tegn. Bemærk, at afsendte sms'er afregnes med ét styk pr. 160 tegn.

Skabelon

Hvis den tekst, man ønsker at afsende via sms/e-mail er længere end 250 tegn, kan man anvende en skabelon. Se Kommentarer og Skabeloner for mere om disse.

Bemærk, at afsendte sms'er afregnes med ét styk pr. 160 tegn.

Oversigt

Feltet angiver om statustypen skal vise som en kolonne i Statusoversigten.

SMS - Status

I statusoversigten kan status skiftes ved at trække en ordre fra én kolonne og slippe den i overskriften på en anden kolonne. Hvis dette felt er markeret, vil der blive afsendt en sms, når det sker.

Statusoversigt

På salgsordren synkroniseres felterne WorkStartDate (1330), WorkStartTime (1340), WorkEndDate (1350) & WorkEndTime (1360) med kalenderen og statusoversigten, herunder indleverings- og afleveringsoversigten der vises ved et klik på . Man kan, hvis man ikke ønsker denne synkronisering, i stedet anvende felterne HandInDate (2440), HandInTime (2450), PickUpDate (2460) & PickUpTime (2470).