Indlæsning af prisfiler

Helios har en funktion til indlæsning af prisfiler. Filerne skal være i WIndows format med CR/LF. Enten som .csv-fil, hvor felterne er opdelt med fx semi-kolon eller .txt-fil, hvor felterne har en fastlængde. Andre filtyper kan ikke indlæses.

Vi hjælper dig gerne med indlæsning af prisfiler. Bestil det her.

Indlæsning af prisfil - eksempel viser et simpelt eksempel, hvis du selv vil indlæse. Herunder er en mere detaljeret beskrivelse af de enkelte felter, der skal udfyldes. Vi anbefaler, at du prøver med en mindre fil med fx fem til ti varenumre, hvis du er usikker på fremgangsmåden.

Rapporten til indlæsning af prisfiler i Helios kan startes på flere måder. I Helios' hovedmenu kan man klikke på værktøjsikonet () og her vælge punktet Kør rapport. Skriv stockimport og klik Ok. Der kan også være oprettet en knap på Helios' desktop eller i lagerregisteret.

Nedenstående vindue fremkommer uanset, hvordan rapporten startes.

Kreditornr.

Hvis de værdier, som skal anvendes ved indlæsning af priser, skal gemmes til næste indlæsning, så skal feltet udfyldes. Indtast kreditornummeret eller find kreditoren på kreditoversigten.

Tekst

Feltet skal kun udfyldes, hvis der skal laves flere forskellige indlæsninger for samme kreditor.

Filoplysninger

Når kreditoroplysninger gemmes, fremkommer et vindue til angivelse af filoplysninger. Hvis prisfilen har været indlæst før med angivelse af kreditornr., vil filoplysningerne fra sidste indlæsning være udfyldt i felterne.

Filnavn, Mappe

Felterne angiver navnet på filen og den mappe, filen er placeret i. Hvis filen er placeret i Helios mappen, behøver man ikke at udfylde Mappe.

Husk at sætte \ som sidste tegn i Mappe, hvis mappenavnet indtastes manuelt.

Hent via ftp

Hvis prisfilen skal hentes fra en ftp server, markeres feltet.

Ftp server, Ftp filnavn, Ftp mappe

Hvis forrige felt er markeret, så angives navnet på ftp serveren, prisfilen og den mappe på serveren, filen findes i, i disse felter. Ftp mappe skal altid afsluttes med et \.

OBS! Nogle FTP servere (bl.a. på Linux) kan være case-sensitive. Dvs. at Ftp filnavn og Ftp mappe skrives med store og små bogstaver som de er på selve Ftp serveren. Desuden skal / anvendes i Ftp mappe i stedet for \.

Brugernavn, Kodeord

Felterne angiver det brugernavn og kodeord, der giver adgang til at hente filen fra serveren.

Filtype

Kan være tegnsepareret eller fastlængde

Separator, Windows tegnsæt, Decimaltegn, Overskrift linie 1, Slet efter indlæsning, Pris med decimaler

Diverse oplysninger om filen og om den skal slettes efter indlæsning.

Opret nye

Varer, som findes i filen, men som ikke allerede findes i Helios, oprettes ikke med mindre feltet er markeret.

Opdater kreditor

Når feltet er markeret, sættes den valgte kreditor på de enkelte varer ved indlæsning.

Inkl. moms, salgspris

Hvis feltet er markeret indlæses salgsprisen til Salgspris inkl. moms, hvorefter salgspris eks. moms udregnes ifm genberegning af varen.

Inkl. moms, købspris

Hvis feltet er markeret indlæses købspris til Købspris efter fratræk af momsen.

Mærke

Hvis feltet udfyldes, indsættes værdien i feltet Mærke (feltnr. 1600) på de enkelte varer ved indlæsning.

Feltoplysninger - tegnsepareret fil

Når filoplysninger gemmes, fremkommer et vindue til angivelse af feltoplysninger. Hvis prisfilen har været indlæst før med angivelse af kreditornr., vil feltoplysningerne fra sidste indlæsning være udfyldt i felterne.

Feltoplysningerne beskriver hvordan filen er opbygget, dvs. hvor de enkelte oplysninger står i filen, og hvordan man ønsker dem indlæst. Her er vinduet vist for en seikolonsepareret fil med data udfyldt for eksemplet, som kan ses her.

Nummer

Her angives rækkefølgen af felterne i filen. Eksemplet har felterne Varenr., Navn, Enhed, Købspris, Salgspris og EAN kode i den nævnte rækkefølge. Der kan være felter i filen, som ikke skal indlæses. Findes disse blandt felter, som skal indlæses, vil der være et "spring" i numrene i kolonnen Nummer.

Overskriv

Her angives om værdien i filen skal overskrive det, som findes i forvejen i Helios. Fx kan nogle filer komme fra udenlandske leverandører med udenlandske tekster. Hvis man, efter at have indlæst dem første gang, retter nogle af vareteksterne i Helios og så skal indlæse en ny fil med udenlandske tekster, kan det svare sig ikke at markere Overskriv for feltet Navn. Derved bevarer man de ændringer, som man har lavet.

Opret nye

Dette felt kan markeres for Gruppe, Lokation og Leverandørgruppe. Hvis disse findes i filen, der skal indlæses, og feltet markeres, så vil gruppe, lokationer og leverandørgrupper, som ikke findes i Helios i forvejen blive oprettet ved indlæsning.

Fast værdi

For nogle felter kan der angives en "fast værdi". Så vil feltet blive sat til den værdi for alle varer, der findes i filen. I vinduet herover ses, at RES skal indlæses som gruppe for alle varer og at alle varer skal have momskoderne I og U.

Feltoplysninger - fastlængde fil

Feltoplysningerne for en fastlængde fil er næsten magen til dem for en tegnsepareret fil. Eneste forskel er at man i stedet for at angive et nummer for rækkefølgen af felterne angiver et tal for hvor på linien i filen feltet start og hvor det slutter. Det kunne se ud som i vinduet herunder.