Kassekladde

Hovedet

Øverst i kassekladden vises følgende oplysninger:

Navn, Saldo

Felterne viser navnet på debitoren, kreditoren eller finanskontoen for den linie, hvor markøren er placeret. Desuden vises den bogførte saldo både danske kroner samt en i en eventuel valuta, der er knyttet til en debitor/kreditor. De linier, der er indtastet i kladden, er ikke medregnet i saldoen.

Kasse, Bank, Giro

Felterne viser den bogførte saldo for de konti, der er angivet i felterne Kasse, Bank og Giro under Diverse parametre - Fanebladet Konti. Det er altså saldoen uden de linier, der er indtastet i kladden, der vises. Teksterne der vises vil være navnene på de enkelte konti, der er indtastet i kontoplanen.

Kladdenr.

Ved flerbrugerversioner af Helios, tildeles hver bruger sin egen kladde. Se Brugere for mere om dette. Feltet her viser, hvilken kladde, man befinder sig i.

Linierne nummereres automatisk efterhånden som de indtastes. De nummereres som standard med numrene 1000, 2000, 3000, osv. Feltet her viser indeks for den linie, hvor markøren er placeret. Når kladden checkes efter indtastning, vil fejl angives med et indeks. Linien med fejl kan så findes vha. dette felt.

Total

Feltet viser kladdens saldo. Denne skal være nul, før kladden kan bogføres.

Ikonerne

Mellem hovedet og linierne findes et antal ikoner. De første ikoner er standard ikoner for lister og er beskrevet i afsnittet Lister. Funktionerne for de øvrige ikoner er:

Kopiér fra feltet ovenfor (F5)

Data fra det tilsvarende felt på linien ovenfor kopieres til det aktuelle felt.

Vis oversigt (F2)

I de felter, der skal udfyldes med data fra andre registre, som fx Kontonr., Moms, Modkonto m.m., vil dette ikon vise oversigten for det pågældende register.

Vis stamkort (Ctrl-F6)

I kontonr. feltet vil et klik på ikonet vise et vindue med debitorens, kreditorens eller finanskontoens stamdata.

Vis kort (F6)

Et klik på ikonet vil vise samtlige felter i den aktuelle linie i et vindue.

Vis posteringer (Shift-F2)

Posteringer for den valgte debitor, kreditor eller finanskonto vises i en oversigt.

Salgsordreoversigt

Ved bogføring af indbetalinger kan det ske, at man ikke har et debitornr. på indbetaleren, men blot et fakturanr. Ved et klik på ikonet fås salgsordreoversigten op. Her er det muligt at søge på fakturanr. og derved føre de korrekte oplysninger over til posteringen.

Vis afstemning

I kontoplanen findes der på hver konto et felt til markering af, at en konto er en afstemningskonto. Ved et klik på afstemningsikonet vil en liste blive vist for hver af disse konti med den bogførte saldo på kontoen, summen af eventuelle posteringer på kontoen i kladden, samt den nye saldo, der vil være efter bogføring af kladden. Herved kan konti afstemmes inden en kladde bogføres, så man slipper for omposteringer ved bogføring fejlbehæftede posteringer.

Posteringsskabeloner

Ikonet bruges til oprettelse af skabeloner til brug ved tilbagevendende posteringer indeholdende flere posteringslinier. Se Posteringsskabeloner.

Linierne

Herunder findes en forklaring til alle felter, der findes i kassekladden. Vær opmærksom på, at samtlige felter ikke er lagt frem som standard i kassekladden og nogle felter vil derfor ikke umiddelbart kunne ses. For at få felterne frem skal man følge vejledningen til opsætning af lister i afsnittet Opsætning af skærmbilleder.

Dato

Feltet angiver posteringsdatoen for bilaget. Det er vigtigt at være omhyggelig med datoerne, da det er ud fra dem, at HELIOS udregner fx balancer og saldolister.

Bilag

Bilagsnummeret kommer fra HELIOS' bilagstæller og tælles automatisk op, når kladden stemmer. Slettes eller ændres en linie, skal De dog være opmærksom på, at bilagstælleren er korrekt. Det foreslåede bilagsnummer er altid vejledende.

Type

Feltet angiver hvilken kontotype, der skal posteres på. I feltet kan vælges Finans, Debitor eller Kreditor.

Konto

Her angives, hvilket kontonummer der posteres på. Her er tale om en finanskonto, en debitor eller en kreditor afhængig af indtastningen i det foregående felt.

Tekst

Posteringsteksten er den tekst, der følger posteringen efter bogføring.

Beløb

Beløbet som skal posteres på den angivne konto. Feltet bør medtages i kladderne, da beløbet i alle posteringer skal være større end nul.

D/K

Feltet angiver om posteringen skal føres i debet eller kredit på den konto, som er angivet under Konto. For finanskonti, vil HELIOS foreslå det, der er indtastet som D/K ved oprettelse af kontoen i kontoplanen.

Moms

Feltet angiver, om der skal trækkes moms af beløbet, som er indtastet. Et blankt felt angiver, at ingen moms skal trækkes af beløbet. Hvis der skal trækkes moms, skal dette felt indeholde en af de momskoder, som er oprettet under Momskoder. For finanskonto vil HELIOS foreslå den momskode, der er indtastet ved oprettelse af kontoen i kontoplanen.

Valuta

Angiver koden for den valuta, som Beløb er indtastet i. Beløb vil så ved bogføring blive omregnet til danske kroner ud fra den tilhørende kurs. HELIOS foreslår den valuta, som er indtastet ved oprettelse af debitoren/kreditoren.

Kurs

Angiver kursen for den valuta, som Beløb er indtastet i. Beløb vil så ved bogføring blive omregnet til danske kroner ud fra denne kurs. HELIOS foreslår den kurs, som er indtastet ved oprettelsen af valutaen under Valutakoder.

D.Kr.

Angiver Beløb omregnet til danske kroner, hvis en valuta er indtastet. Feltet skal kun medtages, hvis de har posteringer, som skal omregnes fra fremmed valuta til danske kroner, og hvis de har medtaget felterne Valuta og Kurs.

Modkonto

Den konto hvorpå modposteringen skal føres. Det er kun muligt at modpostere på en finanskonto. Findes der ingen direkte modkonto på posteringen, skal feltet være blank.

Forfald

Forfald er forfaldsdato for fakturaer. Dette gælder såvel indkomne som udgående fakturaer. For såvel debitorer som kreditorer foreslås forfaldsdatoen udfra posteringsdatoen og debitorens henholdsvis kreditorens betalingsbetingelser. Feltet skal kun medtages, hvis De laver manuelle posteringer af enten udgående eller indkomne fakturaer, og betalingsbetingelserne varierer fra det, som er indtastet ved oprettelse af debitor/kreditoren.

Afdeling

Den afdeling, som posteringen tilhører. Afdelingen vil normalt være den afdeling, som i kontoplanen er knyttet til Konto. Denne afdeling bliver også foreslået. Afdelingen skal være oprettet under Tabeller, før den kan anvendes. Med F2 fås listen af oprettede afdelinger på skærmen. Feltet skal kun medtages, hvis Deres regnskab er opdelt i afdelinger, og posteringer fra forskellige afdelinger kan forekomme på samme konto.

Projekt

Hvis posteringen tilhører et projekt, angives projektet her. Læs mere om dette under Projekter.

Modsvarer

Feltet bruges, hvis De ønsker at udligne debitor﷓ og kreditorsaldi efter åben﷓post metoden. De skal så i dette felt angive, hvilken faktura en indbetaling fra en debitor eller en udbetaling til en kreditor skal udligne.

Nota

Felte angiver, hvilken type postering der er tale om. Denne type har betydning ved udregning af aldersfordelte saldi for debitorer samt for regulerering af Årets køb hos både debitorer og kreditorer. Feltet kan sættes til Diverse, Faktura eller Kreditnota. Årets køb for debitorer og kreditorer tælles op ved posteringer, hvor feltet er sat til Faktura og ned ved posteringer, hvor feltet er Kreditnota. Når fakturaer og kreditnotaer udskrives fra salgsmodulet eller lukkes via indkøbsmodulet, vil feltet blive sat til Faktura henholdsvis Kreditnota. Hvis fakturaer og kreditnotaer for kreditorer bogføres via kreditor- eller kassekladden er det vigtigt at feltet udfyldes korrekt, hvis man ønsker korrekte beløb for årets køb. For alle øvrige posteringer skal feltet sættes til Diverse.