E-mail integration

Helios giver mulighed for at sende formularer som fx fakturaer og kontoudtog samt udskifter via e-mail.

Lokal installation

Under Specialfunktioner / Rediger opsætning / E-mail udfyldes feltet SMTP Prefix med SMTP:. De øvrige felter skal være blanke.

ASP server hos Helios Auto ApS

Under Specialfunktioner / Rediger opsætning / E-mail udfyldes SMTP Server med localhost, SMTP Port med 25 og SMTP Client med DirectSmtp. De øvrige felter skal være blanke.

Under Diverse parametre - Fanebladet Generelt udfyldes felterne Navn og E-mail med det navn og den e-mail adresse, der skal fremgå af mailen. Har man flere brugere i Helios og ønsker man at afsenderen skal variere fra bruger til bruger, udfyldes navn og e-mail i stedet ved oprettelse af den enkelte brugere.

Fakturaer som e-mail

En faktura kan sendes som e-mail på samme måde som når den udskrives på en printer. Når ordren er oprettet og klar til fakturering, klikkes på e-mail ikonet () i toppen af ordren. Listen af formularer fremkommer som ved almindelig udskrivning. Vælg punktet Send faktura. Herved lukkes ordren og bogføring sker på normal vis. Straks efter afsendes e-mailen.

Til

Dette vil være e-mailadressen, som findes på salgsordren.

Fra

Dette vil være den adresse, som er angivet i feltet Alt. afsender adresse i Diverse parametre - Fanebladet Diverse

OBS! Hvis modtageren svarer på e-mailen, vil det ske til den adresse, som er angivet i feltet E-mail i Diverse parametre - Fanebladet Generelt.

Hvis feltet Kopi til egen mailadresse er markeret i Diverse parametre - Fanebladet Diverse, vil en kopi blive sendt til den adresse, som er angivet i feltet E-mail i Diverse parametre - Fanebladet Generelt.

De øvrige formularer som tilbud, fakturakopi, mm. sendes som e-mail på samme måde.

Kontoudtog som e-mail

Et kontoudtog kan sendes som e-mail ved valg af funktionen Debitor / Kontoudtog / Enkelt debitor. I vinduet med kriterier markeres feltet E-mail. Man kan også markere feltet Preview og når kontoudtoget så vises på skærmen, klikker man på e-mail ikonet ().

Udskrifter som e-mail

Når en udskrift vises på skærmen, klikkes på e-mail ikonet () for at afsende en e-mail med udskriften som en vedhæftet fil. Dette kan være nyttigt, hvis eksempelvis finansudskrifter skal sendes til revisoren.

Vedhæft .pdf filer

Feltet Vedhæft .pdf filer under Diverse parametre - Fanebladet Diverse bør sættes markeres. Derved sendes .pdf filer, der kan åbnes med Adobe Reader til modtageren. Hvis modtageren har problemer med størrelsen ved udskrivning af dokumentet, skal man i Adobe vælge Filer / Udskriv... og sætte sideskalering til Tilpas til udskriftsområde.

Fejl

1010: Unknown.

2010: No socket.

3010: Intet svar fra SMTP server.

3020: Fejl i afsenders e-mail adresse.

3030: Fejl i modtagers e-mail adresse.

3040: Data handshake fejl.

3050: Fejl i indhold af e-mail inkl. vedhæftet filer.

3060: Mail server afviser.

3070: SMTP auth login error - probably invalid credentials in the ehlo handshake.

3080: Vedhæftet fil er for stor