E-mail integration - SPF record

Følgende gælder for kunder, der ønsker at bruge deres egen e-mailkonto som afsenderadresse.

Problem

E-mails når ikke frem til modtager, når værkstedets egen mailkonto bruges som afsenderadresse.

Årsag

Når en (slutkundes) mailserver modtager en e-mail, tjekker den, om den er sendt fra en server, der er godkendt af domænets ejer (værkstedet). Det sker gennem en SPF-record, som er en slags “hvidliste” over, hvilke servere, der må sende mails på vegne af domænet.

Hvis den server (mailserver hos Helios Auto ApS), der sender mailen, ikke står på listen, kan modtagerens mailserver tro, at mailen er falsk eller spam. Resultatet kan være, at mailen havner i modtagerens spam-/uønsket post-mappe – eller helt bliver afvist.

Løsning

Dette er kun muligt at løse for værksteder, der har deres eget domæne. Adresser som @gmail.com eller @outlook.com kan ikke bruges.

Værkstedet skal ændre SPF-recorden på sit eget domæne. Det gøres enten af værkstedet selv eller dem, der håndterer værkstedets hjemmeside eller e-mail. Der er ikke noget, Helios Auto ApS, kan bistå med.

Det, der skal gøres, er at tilføje ip4:62.242.33.164 til den eksisterende SPF-record.

Bemærk, at man kun kan have én SPF-record pr. domæne, så adressen skal tilføjes som et supplement til det, der allerede står.

Hvis man for eksempel bruger Office365, vil SPF-recorden se sådan ud, efter vores adresse er tilføjet:

v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ip4:62.242.33.164 -all

Man kan kontrollere, om alt er indsat korrekt, ved at teste dit domæne her:
SPF Check & SPF Lookup - Sender Policy Framework (SPF) - MxToolBox

Konklusion

Ved at tilføje ip4:62.242.33.164 (ip på mailserver hos Helios Auto ApS) til SPF-recorden, fortæller værkstedet e-mailverdenen:

“Denne server er godkendt til at sende mails fra vores domæne – stol på den.”