Udligning

I de følgende eksempler tages der udgangspunkt i to debitorer, der hver har fået tre fakturaer. Forfaldsdato for alle fakturaer er otte dage efter fakturadatoen. Feltet Saldoudligning er markeret for den første debitor, men ikke for den anden.

1. Debitoren betaler én faktura

For begge debitorer gælder det, at betalingen laves i kassekladden, hvor den betalte faktura vælges fra posteringslisten . Kladden vil se ud som vist herunder.

2. Debitoren betaler to fakturaer med et samlet beløb

For begge debitorer gælder det, at betalingen laves i kassekladden. Det kan ske ved at vælge de to fakturaer fra posteringslisten for en debitor og derefter tilføje en linie for bank/kasse. Det kan også gøres ved at indtaste det modtagne beløb fra en debitor og derefter anvende funktionen til Ind- og udbetalinger .

Når betalingsvinduet lukkes efter markering af de betalte fakturaer, vil der blive dannet tre posteringslinier. En for hver af de valgte fakturaer og én for bank/kasse med det samlede beløb.

3. Debitoren betaler alle tre fakturaer

Hvis debitoren betaler alle tre fakturaer kan dette bogføres enten ved at vælge tre fakturaer på samme måde som beskrevet ovenfor i eksempel 2 eller ved en enkelt linie med det samlede beløb. Sidstnævnt vil dog lukke de ældste åbne/halvåbne fakturaer for debitoren og derved ikke nødvendigvis netop de tre betalte fakturaer.

4. Debitoren skal krediteres én specifik faktura

Hvis debitoren skal krediteres én specifik faktura af de tre, så skal fakturaen findes frem, hvorefter man klikker på Kopier ordre ikonet . På menuen, der fremkommer, vælges Kopiér til kreditnota. Den nye ordre har prestatus sat til Kreditnota og den kan derfor straks udskrives eller sendes som kreditnota uden at foretage ændringer.

Når kreditnotaen skrives, udregnes dens "forfaldsdato" ud fra de betalingsbetingelser, der findes på ordren. Hvis forfaldsdatoen er overskredet, vil fakturaen og kreditnotaen blive lukket. I modsat fald, vil begge blive holdt åbne.

5. Debitoren skal krediteres en del af én faktura

I dette tilfælde gør man som ovenfor, men inden kreditnotaen udskrives eller sendes, rettes ordren til, så kun den passer på det, som skal krediteres.

Når kreditnotaen skrives, udregnes dens "forfaldsdato" ud fra de betalingsbetingelser, der findes på ordren. Hvis forfaldsdatoen er overskredet, vil fakturaen efterfølgende være halvåben (med et mindre restbeløb) og kreditnotaen lukket. I modsat fald, vil begge blive holdt åbne.

6. Debitoren får en "generel kreditnota"

Hvis debitoren skal have en kreditnota, som ikke skal udligne en specifik faktura, skal der oprettes en ny ordren til debitoren. Ordren oprettes med det beløb, som skal krediteres, prestatus ændres til kreditnota og kreditnotaen udskrives eller sendes.

I dette tilfælde er der forskel på hvad der sker med hensyn til lukning af poster, afhængig af om feltet Saldoudligning er markeret på debitoren (som på 11111111) eller ej (som på 22222222). For sidstnævnte debitor (uden saldoudligning) vil både faktura og kreditnota være åbne efterfølgende. For førstnævnte vil kreditnotaens "forfaldsdato" blive udregnet ud fra de betalingsbetingelser, der findes på ordren. Hvis forfaldsdatoen er overskredet, vil de ældste åbne/halvåbne fakturaer blive udlignet og kreditnotaen vil blive lukket.

7. Debitoren betaler skyldig saldo efter punkt 5.

Når debitoren betaler sin skyldige saldo efter en kreditnota som beskrevet i punkt 5, gøres dette på samme måde som i punkt 3, hvor alle tre fakturaer betales. Hvis både faktura og kreditnota er åbne, som beskrevet i punkt 5, vælges alle tre fakturaer og kreditnotaen fra posteringslisten eller betalingsvinduet for at få summen til at stemme med den skyldige saldo. Hvis fakturaen er halvåben (og kreditnotaen lukket), vælges kun fakturaerne fra posteringsoversigten, hvorefter Helios tager restbeløbet med tilbage til posteringslinien.

I betalingsvinduet vises kun åbne og halvåbne posteringer, som så alle vælges for at totalen kommer til at svare til det indbetalte beløb. I eksemplet herover er fakturaen halvåben og kreditnotaen lukket.

8. Debitoren betaler skyldig saldo efter punkt 6.

Når debitoren betaler sin skyldige saldo efter en kreditnota som beskrevet i punkt 6, gøres dette på samme måde som i punkt 7. Som det ses af eksemplet herunder, vil kun restbeløbet blive vist for fakturaerne på posteringsoversigten for debitoren med saldoudligning. Da kreditnotaen til debitoren uden saldoudligning fortsat er åben, vil den kunne ses i betalingsvinduet, som vist herunder.

9. Debitoren betaler en specifik faktura men med "forkert" beløb.

Hvis debitoren betaler en specifik faktura men med et forkert beløb, bogføres den som ovenfor beskrevet i punkt 1. Helios vil tage fakturabeløbet med tilbage til posteringslinien, som så rettes til det indbetalte beløb.

Hvis det indbetalte beløb er mindre end fakturabeløbet, vil fakturaen efter bogføring være halvåben og betalingen lukket.

Hvis beløbet er større end fakturabeløbet, så er der forskel på hvad der sker med hensyn til lukning af poster, afhængig af om feltet Saldoudligning er markeret på debitoren (som på 11111111) eller ej (som på 22222222). For begge debitorer vil fakturaen blive lukket. For sidstnævnte debitor (uden saldoudligning) vil indbetalingen efterfølgende være halvåben med et restbeløb svarende til difference mellem fakturaen og betalingen. For førstnævnte (med saldoudligning) vil differencen blive anvendt til at udligne de ældste åbne fakturaer for debitoren.