Integration til TripleTex

Til Helios® findes et tillægsprogram, der kan eksportere debitorposteringer til to csv filer, som kan importeres i TripleTex. Filerne kan sendes direkte til regnskabsføreren fra Helios.

Rapporten aktiveres via en knap på Helios' Desktop. Hvis knappen ikke findes, kan den oprettes som beskrevet under Opsætning af desktop. Funktionsnavnet er tripletex.

Brug af tillægsprogrammet

Ved et klik på knappen, åbnes et vindue som vist herunder. Når kriterierne godkendes, vil de to filer blive dannet.

Programmet gennemløber de seneste 2000 fakturaer. Alle der ligger før Fra dato og efter Til dato sorteres fra. Her findes alle posteringer på fakturaer, der er skrevet i datointervallet.

Hvis der er lavet en betaling på en faktura, enten ved udskrivning af kontant faktura eller senere vha. betalingsikonet fra salgsordren, vil programmet i dette gennemløb finde posteringen for betalingen, da den er knyttet til ordren. Betalingen kommer dog kun med i første fil (tripletex-faktura.csv), hvis betalingen har samme dato som fakturaen. Har den en anden dato end fakturaen (men indenfor intervallet), vil den blive taget med i den anden fil (tripletex-diverse.csv).

Når første fil er lavet, gennemløber Helios debitorposteringerne. Hvis posteringen er knyttet til en ordre, vil det være enten selve fakturaposteringen eller en eventuel betaling. Hvis datoen på posteringen er den samme som fakturadatoen, tages posteringen ikke med. Så er den nemlig med i den første fil. Er posteringsdato og fakturadato forskellige medtages posteringen. Det gør posteringer, som ikke er knyttet til salgsordrer også. Det kan være betalinger ført via kladde, rykkergebyr, renter mm. Alle disse posteringer samles i første omgang en liste.

Når denne liste er dannet, finder Helios alle finansposteringerne, der hører til disse kundeposteringer. Til betalinger hører fx bankkontoen, til rykkergebyr en konto for gebyrer, osv. De findes vha bilagsnr. og datointervallet. Posteringer på konto 1500 (Kundefordringer) medtages ikke. De er allerede fundet ved gennemløb af kundeposteringerne.

Filerne tripletex-faktura.csv og tripletex-diverse.csv sendes til regnskabsføreren, som efterfølgende importerer dem i TripleTex. Førstnævnte importeres vha. funktion Faktura / Fakturaimport. Filformat er Nytt og Beløp inkl. mva må ikke være markeret. Sidstnævnte importeres via Bilag / Import. Filtype er Mamut GBAT10. Feltet La Tripletex generere mva-posteringene må ikke være markeret.

Fra - / Til dato

Her angives hvilket dato interval posteringerne skal ligge i. Som standard vil Fra dato blive sat til en dag senere end den periode, man senest indsendte data for. Til dato vil blive sat til dagen før dags dato.

OBS! Før man indsender data til TripleTex, er det vigtigt at alle fakturaer/kreditnotaer for perioden er skrevet og at alle øvrige debitorposteringer for perioden er bogført. Hvis man som i ovenstående eksempel indsender data for april måned, må man ikke efterfølgende tilbagedatere fakturaer eller bogføre andre debitorposteringer i april måned, da disse ikke kommer med, når man næste gang indsender for maj måned.

Avrunding

I Helios kan fakturaer afrundes til hele kroner. Dette angives under Valutakoder. Hvis man anvender afrunding af fakturaer, bør dette felt sættes til Ta med i fil.

OBS! Man skal så i TripleTex oprette et produkt som hedder 7740 med mva kode 0.

Konto for avrunding

Hvis feltet ovenfor er sat til Ta IKKE med i fil, skal man i dette felt angive hvilken konto, avrunding føres på i Helios.

Ta med interne fakturaer

Hvis feltet markeres, tages Rep.salgsbil-, garanti og reklamationsfakturaer med i eksportfilen til TripleTex..

I Tripletex skal alle interne konti oprettes (3910 – 3938) med 0% mva. Der oprettes produkter (giv dem samme numre som kontonumre). Her skal mva også være 0%

E-post

Her angives e-post adressen for regnskabsføreren, som skal modtage filen.

I TripleTex

I TripleTex skal man opsætte Betalingstyper, så data kan importeres. Som betalingstype udlæser Helios kontonummer for den konto, hvor betalingen er ført, - fx Kontant 1900, Kontant via bankkort 1905, Vipps 1906, osv. I TripleTex angives dette i feltet Import ID under Regnskap / Innstillinger - Betalingstyper.

OBS!!!

TripleTex eksporten er ikke beregnet til at indsende posteringer for en længere periode. Den er beregnet til daglige/ugentlige indsendelser, så TripleTex holdes ajourført ift. fakturaer og indbetalinger i Helios. Derfor tages der maksimalt 2.000 fakturaer med.