Integration til e-conomic

Til Helios® findes et tillægsprogram, der kan sende data til e-conomic, når en faktura eller kreditnota sendes/udskrives fra Helios®. Programmet kan også oprette køsbordrer som leverandørfakturalinier i e-conomic's kassekladde ved lukning af købsordrer.

SALG

Data flow

Selve flowet i data ved fakturering af en salgsordre er følgende:

Helios undersøger om der findes en betalingsbetingelse i e-conomic, som svarer til den, der er brugt på ordren i Helios. Er det ikke tilfældet oprettes en ny betalingsbetingelse i e-conomic.

Hvis der er en debitorgruppe på ordren i Helios, undersøger Helios, om der er angivet et nummer (e-conomic gruppe nr.) i felt 1390 på den gruppe. Hvis der er det og en gruppe med det nummer eksisterer i e-conomic, anvendes den gruppe. Hvis ingen gruppe er angivet i Helios eller intet nummer angivet i felt 1390 på gruppen eller den angivne nummer ikke findes som gruppe i e-conomic, anvendes standard gruppen angivet under Indstillinger.

Hvis ordren i Helios er momsfri, anvendes momszone 4 i e-conomic. Ellers momszone 1.

Helios undersøger om der findes i debitor i e-conomic med samme debitornr., som er anvendt i Helios. Er det tilfældet, opdateres adresseoplysninger mm. på debitoren i e-conomic. Er det ikke tilfældet, oprettes debitoren i e-conomic.

Hvis der er angivet et attention navn på ordren i Helios, undersøger Helios om der er en attention (kontakt) person på debitoren i e-conomic. Er der ikke det, oprettes en kontaktperson. Er der én, opdateres data for kontaktpersonen.

Hvis ovenstående er forløbet korrekt, opretter Helios en fakturakladde i e-conomic.

Hvis et varenr. er angivet på en ordrelinie, undersøger Helios om varen findes i e-conomic. Hvis ikke, oprettes den.

Hvis intet varenr. er angivet i Helios, men der findes en pris på linien, så anvendes varenr. HELIOS i e-conomic, da der skal være varenr. på linier med priser i e-conomic.

Hvis ingen varetekst er angivet i Helios, skrives - i tekstfeltet i e-conomic.

Der kan være afrundinger, som e-conomic foretager anderledes end Helios. Det kan give øredifferencer på totalbeløbet. I så fald vil en afrundingslinie med varenr. EC-ROUND blive tilføjet i e-conomic.

Hvis der i Helios er indtastet en kommentar på fakturaen (F7), vil denne blive sendt til e-conomic (textLine1). Dog maks. 1000 tegn.

Integrationen til economic virker ved at Helios først opretter en ”fakturakladde” (svarer til en ordre i Helios) i economic. Hvis det går fint, så beder Helios economic om at bogføre den med det fakturanummer, som den har fået i Helios. Det er altså ikke economic, der bestemmer fakturanr. Det er Helios!

Fakturaen skal printes eller sendes fra Helios. Den i e-conomic oprettes alene til bogføring af fakturaen.

OBS!!! Vigtigt!

Diverse parametre

Feltet Numerisk debitornr. skal være markeret, da e-conomic kun accepterer numeriske debitornumre op til 999999999.

Det er vigtigt at man sætter Helios til at starte med et fakturanummer, som ikke kommer til at konflikte med de numre, der er brugt i e-conomic. Hvis Helios på et tidspunkt ”når” e-conomic fakturanumre, så vil det gå galt, da der ikke kan være to fakturaer med samme nummer i e-conomic.

Hvis betalings-id på den faktura, der udskrives fra Helios, skal passe med den betalings-id, som e-conomic anvender, som skal feltet Betalings ID format under Diverse parametre - Fanebladet Generelt sættes til Kun fakturanr.

KØB

Kreditoren skal være oprettet i e-conomic, før en købsordre kan lukkes og overføres. Der skal være angivet en udgiftskonto på kreditoren i e-conomic.

Data flow

Selve flowet i data er følgende, når en købsordre lukkes.

Helios undersøger om der findes i kreditor i e-conomic med samme kreditornr., som er anvendt i Helios, og at der er en angivet en udgiftskonto på kreditoren. Er det ikke tilfældet, kan data ikke sendes og købsordren vil ikke kunne lukkes.

Hvis kreditoren er i orden, overføres data til en kassekladde i e-conomic.

Opsætning

Opsætning til e-conomic findes ved fra hovedmenuen at klikke på værktøjsikonet øverst i Helios vinduet og derefter på Kør. Skiv economic og klik Ok.

Agreement Grant Token

Du skal danne et Agreement Grant Token (Adgangs-ID) i e-conomic. Det gøres ved at åbne dette link og logge ind med dit e-conomic login:

https://secure.e-conomic.com/secure/api1/requestaccess.aspx?appPublicToken=ha7SylTH7mH31nUL7QmD0o5qwSm56uMPvWT5JJLkfZ41

Du får så besked om at "App'en Helios Invoicing er nu tilføjet din aftale." Samtidig vises Agreement Grant Token, som også kan ses under Indstillinger / Udvidelser / Apps i e-conomic.

Agreement Grant Token skal indtastes, før de næste felter kan udfyldes.

Aktivér indsendelse, salg

Hvis du har licens til tillægsprogrammet, markering i dette felt og alle øvrige felter i vinduet er udfyldt, vil data automatisk blive sendt til e-conomic ifm fakturering af salgsordrer. Uden markering i dette felt, vil ingen data blive indsendt.

Aktivér indsendelse, køb

Hvis du har licens til tillægsprogrammet, vil markering af dette felt gøre, at data automatisk bliver sendt til e-conomic ifm lukning af købsordrer. Data kan findes som leverandørfakturalinier i e-conomic's kassekladde.

Debitorgruppe

Ved klik på ikonet vises debitorgrupper fra e-conomic. Her vælges den gruppe, som debitorer skal have i e-conomic.

Kreditorgruppe

Ved klik på ikonet vises kreditorgrupper fra e-conomic. Her vælges den gruppe, som kreditorer skal have i e-conomic.

Skabelon

Ved klik på ikonet vises fakturaskabeloner fra e-conomic. Her vælges den skabelon, som debitorer skal have i e-conomic.

Gruppe, varer

For varer og ydelser henholdsvis med og uden moms, skal du angive hvilken e-conomic gruppe, som skal anvendes.

OBS!!!

Hvis du ønsker debitorer eller varer/ydelser fordelt på flere grupper i e-conomic, kan man angive en gruppe på dem i Helios. På bogføringsgruppen i Helios, angives den tilhørende debitor-/varegruppe fra e-conomic i henholdsvis Ekstern debitorgrp. (feltnr. 1390) og ekstern varegrp. (feltnr. 1400).