Bogføringsgrupper

Bogføringsgrupper (System / Tabeller) er centrale elementer i Helios. Bogføringsgrupper knyttes til debitorer, kreditorer, lagervarer, biler mm. og har to hovedformål. De anvendes dels til afgrænsning af udskrifter, så fx en lageroversigt kan udskrives for en enkelt varegruppe. De anvendes også til at styre, hvilke finanskonti, der anvendes ifm. lukning af købs- og salgsordrer. Hvis Helios ved lukning af købs- og/eller salgsordrer ikke kan finde konti ud fra en gruppe og evt. en afdeling, anvendes de konti, som kan angives under Diverse parametre. Kan konti heller ikke findes ud fra dette, vil posteringerne, der dannes, blive placeret i hhv. kreditor- og debitorkladderne.

Felterne Efter varegruppe, køb og Efter varegruppe, salg, som findes under Diverse parametre, har betydning for om det er varens gruppe eller kreditorens/debitorens gruppe, der anvendes til at finde de konti, der skal anvendes.

Felterne Rabat linievis, køb og Rabat linievis, salg, som også findes under Diverse parametre, har betydning for om evt. modtaget eller afgivet rabat bogføres som et samlet beløb pr. ordre eller som et beløb pr. linie. Sidstnævnte giver mulighed for at rabatten bogføres på forskellige konti afhængig af hvilke varer, der er tale om.

Bogføringsgrupper oprettes normalt i en liste, som ses i baggrunden ovenfor, men et klik på ikonet Vis kort () giver et bedre overblik over alle konti.

Gruppe

Her angives et unikt navn for hver gruppe. Det er dette navn, der vælges i felterne Gruppe på den enkelte debitor, kreditor, vare o.l.

Afdeling

Feltet giver bogføringsgrupperne en ekstra dimension. Hvis virksomhedens opererer med to afdelinger, er det muligt at oprette en gruppe med tilhørende konti for den ene afdeling og derefter oprette en post med samme gruppe, men for den anden afdeling. Sidstnævnte kan så have andre konti i forhold til førstnævnte og herved kan fakturering af samme vare udløse forskellige posteringer i hver sin afdeling.

Type

Feltet kan sættes til Arbejdstid, Reservedele, Lakering, Fremmede arbejde og Diverse. Feltet anvendes til summering i nogle salgsordre.- og tidsudskrifter.

Debitor, Kreditor

Disse konti anvendes som hhv. debitor- og kreditor samlekonti, når en salgs- eller en købsordre lukkes.

Salg, Salg momsfrit

Kontoen krediteres, når en salgsfaktura lukkes. Er fakturaen med moms, vælges førstnævnte ellers sidstnævnte. I begge tilfælde, vil varens gruppe blive brugt, hvis det førnævnte felt Efter varegruppe, salg er markeret under Diverse parametre. Dette vil resultere i en postering pr. varelinie. Er feltet derimod ikke sat, vil debitorens gruppe blive anvendt og der vil kun blive dannet en enkelt postering pr. ordre.

Rabat salg, Rabat momsfrit

Disse konti anvendes efter samme principper som de foregående salgskonti, men blot til en evt. afgivet rabat.

Forbrug K, Forbrug D

Ved fakturering kan kostprisen af varen krediteres lageret og debiteres en resultat konto. Dette sker for alle varer, hvis feltet Lagernedskrivning under Diverse parametre er sat til Altid. Er feltet sat til Vareafhængig, skal feltet Lagernedskrivning markeres på det varer, som denne nedskrivning skal foretages for. Kontoen angivet som Forbrug K krediteres varens gennemsnitspris og beløbet modposteres på Forbrug D.

Køb

Kontoen debiteres, når en købsordre lukkes. Det sker efter samme principper som for salgskontoen ved salgsfakturaer.

Rabat køb

Denne fungerer efter samme principper for købsordrer, som Rabat salg gør for salgsordrer.