Indlæsning af Hydra prisfil

Det anbefales at indlæse prisfiler, mens andre brugere af Helios ikke skal til at oprette ordrer, fakturere eller lignende, da lagerregisteret låses i den tid, det tager at indlæse prisfilen. Varigheden af dette kan variere op til ca. 10 minutter for de største prisfiler.

Hydra prisfilen modtages normalt på e-mail som en .xslx fil. Før filen kan indlæses i Helios, skal den gemmes som en .csv fil. Det gøres på følgende måde:

Gem den vedhæftede .xlsx fil på din lokale computer. Fx i en mappe C:\Prisfiler.
Åbn filen i Excel.
I Excel klikkes på Filer / Gem som. Ret Filtype til CSV (semikolonsepareret) (*.csv). Navnet kan rettes, men det er ikke nødvendigt.
Klik på Gem. Excel kommer med en besked vedr. filformatet. Svar Ja til beskeden.
Luk Excel. Svar Nej til spørgsmålet om ændringer skal gemmes.

Filen er nu gemt som en .csv fil i en mappe på din lokale computer. Den kan nu indlæses i Helios. Når kreditoren vælges i det første af det følgende vinduer, vil data i de to efterfølgende være udfyldt med korrekte oplysninger, så snart filen er indlæst én gang.

Indlæsning

Når filen er gemt på serveren, startes Helios. I regnskabsmenuen vælges Lager / Lagerregister og derefter klikker man på Prisfil i toppen af vinduet. Nedenstående vindue fremkommer.

I feltet Kreditornr. indtastes Hydra's kreditornr. fra kreditorregisteret. Lad feltet Tekst være blank. Klik Ok og næste vindue med filoplysninger fremkommer. Hvis filen er indlæst tidligere for den valgte kreditor, vil data være udfyldt i vinduet.

OBS! Tegnene i felterne Separator og Decimaltegn er hhv. et semikolon og et punktum. Der kan være kommet enkelte nye felter i vinduet i forhold til det viste eksempel. Er det tilfældet, skal disse felter ikke ændres i forhold til den værdi, der foreslås som standard.

Sørg for at felter er udfyldt som ovenfor og klik på OK. Næste vindue med feltoplysninger fremkommer. Hvis filen er indlæst tidligere for den valgte kreditor, vil data være udfyldt i vinduet.

Vær opmærksom på, at værdierne for Gruppe, Købsmoms og Salgsmoms (i eksemplet RES, I og U) kan være anderledes ved din indlæsning, hvis din gruppe for Hydra reservedele, din købsmomskode og/eller din salgsmomskode har andre betegnelser end dem, der er anvendt i eksemplet. Når felterne er udfyldt, klikkes OK.

Du bliver nu spurgt, om du vil se et eksempel. Svarer du Ja, vil du i et vindue på skærmen se varenr., navn, enhed, gruppe, købspris, salgspris, momskoder, rabatkode og erstatningsnr. for de første 1.000 numre i filen. Herved kan du konstatere om værdierne, der er indtastet svarer til filen. Hvis fx. navnene på varerne mangler, er det tegn på, at filen er ændret i forhold til sidst eller at værdierne i felterne ikke er korrekte.

Når vinduet med varerne lukkes, bliver du spurgt, om filen skal indlæses. Svarer du Ja, indlæses filen, som den blev set på skærmen. Svarer du Nej, returneres til vinduet med filoplysninger og eventuelle fejlindtastninger kan rettes eller indlæsningen kan afbrydes.