Indlæsning af Grene prisfil

Det anbefales at indlæse prisfiler, mens andre brugere af Helios ikke skal til at oprette ordrer, fakturere eller lignende, da lagerregisteret låses i den tid, det tager at indlæse prisfilen. Varigheden af dette kan variere op til ca. 10 minutter for de største prisfiler.

Grene prisfilen modtages normalt på e-mail som en vedhæftet fil. Filen er komprimeret og skal derfor pakkes ud, før den kan indlæses. Når kreditoren er valgt i det første af det følgende vinduer, vil data i de to efterfølgende være udfyldt med korrekte oplysninger, så snart filen er indlæst én gang.

Prisfilen indeholder ikke købspriser, men derimod salgspriser og rabatprocenter. Købsprisen udregnes for varerne ved indlæsning.

Indlæsning

Gem filen i C:\Helios og pak den ud. Hvis du har en Windows 2003/2008 server eller hvis dit Helios program ligger på en hosting server, skal filen gemmes i Helios mappen på serveren. Leverandøren af serveren eller hosting udbyderen kan vejlede omkring, hvordan dette gøres.

Når filen er gemt på serveren, startes Helios. I Helios' hovedmenu klikkes på værktøjsikonet () og her vælges punktet Kør rapport. Skriv lager og klik Ok. Nedenstående vindue fremkommer.

I feltet Kreditornr. indtastes Grene's kreditornr. fra kreditorregisteret. Lad feltet Tekst være blank. Klik Ok og næste vindue med filoplysninger fremkommer. Hvis filen er indlæst tidligere for den valgte kreditor, vil data være udfyldt i vinduet.

OBS! Tegnene i felterne Separator og Decimaltegn er hhv. et komma og et punktum. Der kan være kommet enkelte nye felter i vinduet i forhold til det viste eksempel. Er det tilfældet, skal disse felter ikke ændres i forhold til den værdi, der foreslås som standard.

Sørg for at felter er udfyldt som ovenfor og klik på OK. Næste vindue med feltoplysninger fremkommer. Hvis filen er indlæst tidligere for den valgte kreditor, vil data være udfyldt i vinduet.

Vær opmærksom på, at værdierne for Gruppe, Købsmoms og Salgsmoms (i eksemplet GRENE, I og U) kan være anderledes ved din indlæsning, hvis din gruppe for Grene reservedele, din købsmomskode og/eller din salgsmomskode har andre betegnelser end dem, der er anvendt i eksemplet. Når felterne er udfyldt, klikkes OK.

Du bliver nu spurgt, om du vil se et eksempel. Svarer du Ja, vil du i et vindue på skærmen se varenr., navn, enhed, gruppe, købspris, salgspris, momskoder, rabatkode og erstatningsnr. for de første 1.000 numre i filen. Herved kan du konstatere om værdierne, der er indtastet svarer til filen. Hvis fx. navnene på varerne mangler, er det tegn på, at filen er ændret i forhold til sidst eller at værdierne i felterne ikke er korrekte. Da filen som nævnt ikke indeholder købspriser men rabatkoder, vil købsprisen være angivet til 0,00 for alle varer. Udregning af købsprisen sker først ved selve indlæsning af filen.

Når vinduet med varerne lukkes, bliver du spurgt, om filen skal indlæses. Svarer du Ja, indlæses filen, som den blev set på skærmen. Svarer du Nej, returneres til vinduet med filoplysninger og eventuelle fejlindtastninger kan rettes eller indlæsningen kan afbrydes.

Bemærkninger

Hvis felt felt 11i prisfilen indeholder et S, betyder det er varen er udgået. Helios kan ikke håndtere dette pt. Prisen på disse varer er dog 0,00 i filen og vil derfor ved indlæsning også blive sat til 0,00.