Periodisering

Funktionen Finans / Diverse funktioner / Periodisering kan anvendes til at fordele udgifter (f.eks. forsikringspræmier, leje- eller leasingaftaler) over flere perioder. Denne vejledning forudsætter, at du har kendskab til principperne for grundlæggende periodisering.

Opsætning

I din kontoplan skal der blandt dine statuskonti findes mindst én konto til forudbetalte udgifter. Det er muligt (ikke obligatorisk) at oprette flere statuskonti til periodiseringer. Man kan f.eks. gøre det for at skelne mellem beløb med og uden moms, som bliver periodiseret, eller oprette en statuskonto til hver omkostningsgruppe.

Felterne Period.konto (feltnr. 1630), Fra dato (1640) og Måneder (1650) skal være lagt frem i din kassekladde. Læs Opsætning af skærmbilleder for at se hvordan du gør dette.

Sæt periodiseringskonto på dine købsposteringer

Når du indtaster et købsbilag i din kassekladde, skal du indtaste nummeret på en periodiseringskonto i feltet Period.konto. Derefter skal du i Fra dato angive hvilken dato udgiften skal periodiseres fra. Fx kan du modtage en faktura i marts måned, der dækker husleje for april, maj og juni. Posteringsdatoen for bilaget vil derfor være i marts måned, men Fra dato, hvor periodiseringen starter vil være 1. april. I feltet Måneder angives hvor mange måneder udgiften skal fordeles over. I eksemplet med huslejen vil det være tre.

Når Helios bogfører en posteringslinie, hvorpå der er angivet en periodiseringskonto (og en startdato samt et antal måneder), vil posteringen blive bogført på periodiseringskontoen og ikke som vanligt på den konto, der er angivet i kolonnen Konto. Herunder ses de to posteringer, som kommer fra ovenstående eksempel.

Lav en periodiseringskørsel

Når udgiften er aktiveret som beskrevet ovenfor, kan den periodiseres. Under Finans / Diverse funktioner vælges punktet Periodisering. Følgende vindue åbnes.

Her kan du se, hvornår den seneste periodisering er kørt og du skal angive datoen for den næste periodisering. Ved at markere feltet Brug oprindelige bilagsnr. kan du få periodeiseringer nummeret med samme bilagsnummer som den oprindelige postering. Hvis feltet ikke markeres, skal du i feltet Nyt bilagsnr. angive bilagsnr. for de posteringer, der vil blive dannet i kassekladden. Hvis feltet Samme bilagsnr. markeres, vil alle posteringer blive dannet med samme bilagsnr. Hvis feltet ikke er markeret, nummereres de enkelte posteringer fortløbende fra og med det angivne bilagsnr.

Når du klikker på Ok, dannes der posteringer i kassekladden for de aktive periodiseringer. Posteringerne nedskriver det aktiverede beløb og flytter det til den udgiftskonto, posteringen oprindeligt blev bogført på. Posteringsdato for posteringerne vil altid blive den sidste dato i den angive måned. Herunder ses den postering, der dannes for eksemplet med huslejen, når periodiseringskørslen køres 300418.

OBS! En periodiseringskørsel kan kun køres én gang for en periode. Har man eksempelvis angivet forkert bilagsnr., må man rette nummeret på de posteringer, der er dannet i kladden. Man skal ikke slette kladden og køre funktionen igen.

Overblik over aktive periodiseringer

Under Finans / Udskrifter kan du vælge Aktive periodiseringer. Denne udskrift vil vise de aktive periodiseringer for den enkelte periodiseringskonto. Den vil vise det totale beløb, der er bogført, det aktiverede beløb (det, som endnu ikke er periodiseret), det periodiserede beløb samt dato for sidste periodisering.

Når det fulde beløb for en postering er periodiseret, vil den ikke længere fremgå af udskriften.

Slet en aktiv periodisering

Der kan være forskellige årsager til, at du har behov for at stoppe med yderligere periodisering af et udgiftsbilag. Det kan du gøre med punktet Finans / Diverse funktioner / Slet aktiv periodisering. Et vindue åbnes, hvor du i første felt kan åbne en liste med aktive periodiseringer. Fra listen vælger du så posteringen for det bilag, som periodiseringen skal stoppes for. Herefter angiver du datoen for hvornår periodiseringen skal stoppe og et bilagsnr.

Når du klikker Ok, dannes en postering i kassekladden, hvor det resterende beløb krediteres periodiseringskontoen og debiteres udgiftskontoen. Periodiseringsposten fjernes samtid fra listen.

OBS! En slettet periodiseringspost kan ikke kan genoprettes.

TIPS!

Hvis et bilag allerede er bogført uden periodisering og man efterfølgende vil periodisere udgiften, så laves en ny postering på samme dato med samme kontonummer med periodiseringsoplysninger. Posteringen skal have samme fortegn som den oprindelige (debet for udgifter). Modkonto skal være den samme konto, da denne postering vil udligne den oprindelige (debet) postering og kun efterlade "periodiseringsposteringen".