Elektroniske fakturaer

Til Helios® findes en modul, der kan danne en fil i det format, som anvendes ved indsendelse af fakturaer til offentlige institutioner og andre virksomheder, der kan modtage fakturaer i samme format. Modulet sender ikke filen, men afleverer den til Helios EDE serveren, hvor TrueLink sørger for afsendelse af selve filen.

Opsætning

For at en ordre kan sendes som elektronisk fakturaer skal følgende felter i Diverse parametre - Fanebladet Generelt udfyldes.

- Navn, Adresse, Postnr. og By skal udfyldes.

- CVR nr. skal udfyldes med 8 cifre evt. med foranstillet DK.

- Hvis man anvender indbetalingskort med kortart 71 (FI kort), skal feltet PBS nr. / FI kreditornr. udfyldes med det 8 cifret kreditornr., som findes på kortene.

- Hvis man anvender indbetalingskort med kortart 01 (girokort), skal feltet Gironr. udfyldes med 7 cifre.

- Hvis man ikke anvender indbetalingskort, skal Bank, Reg.nr. og Kontonr. udfyldes.

For at en ordre kan afsendes og modtages skal felterne Attention og EAN nr. være udfyldt på debitoren.

Sidstnævnte skal indeholde 13 cifre. Der kan kun sendes xml fakturaer til debitorer, hvor feltet Elektronisk faktura i debitorregisteret (felt nr. 1820) er sat til Truelink OIOUBL eller Truelink OIOUBL + PDF, afhængig af modtagerens præference

Vejledning

En xml fil afsendes til videre behandling af Truelink ved at klikke på faktureringsikonet (). Her vælges så faktura eller kreditnota. Ordren faktureres af Helios og xml filen afsendes automatisk. Hvis Helios er sat op til udskrivning af fakturakopier, vil en kopi (eller flere kopier) blive udskrevet på printeren.

En faktura skal altid være positiv, således at den øger saldoen i fakturaudestederens favør. Tilsvarende skal en kreditnota også altid være positiv, således at den mindsker saldo i kreditnotaudsteders favør. Individuelle linjer i henholdsvis en faktura og en kreditnota kan være negative, men totalen skal altid være positiv.

Fakturaer til Nordania Leasing

Nordania Leasing skal være oprettet som debitor med cvr nr. 78867612 og EAN som beskrevet her: Elektroniske fakturaer til Nordania Leas | truelink. Elektroniske fakturatype skal være sat til Truelink (OIOUBL).

Fakturaer til Nordania skal indeholde ekstra oplysninger. Bilens Reg.nr. samt Km skal være indtastet. Desuden skal der for fakturaer på over kr. 1.500 indtastes et Forhåndsgodkendelsesnr.. Dette skal indtastes i feltet Rekv.nr. (feltnr. 1500).

På kreditnotaer skal der indtastes et fakturanr. på den oprindelige faktura i feltet Modfakturanr. (1300).

Nordania Leasing kræver desuden, at der på hovedniveau er angivet V/SP12345/15000 (Værkstedsfaktura/Reg.nr./Km. stand) i AccountingCost og at der på hver varelinie er angivet en Varekode, som også er beskrevet i linket ovenfor. Når korrekt cvr nr. er angivet på debitoren, vil dette automatisk blive angivet i oioubl filen.

Fakturaer til ALD Automotive og NF Fleet

ALD Automotive og NF Fleet skal være oprettet som debitorer med EAN nr. 5790001866907 og 579001866914. Fakturaer til disse debitorer skal indeholde ekstra oplysninger i forhold til fakturaer til offentlige institutioner. Bilens Reg.nr. samt Km skal være indtastet. På kreditnotaer skal der indtastes et fakturanr. på den oprindelige faktura i feltet Modfakturanr. (1300). Mangler der en eller flere af disse oplysninger, vil et vindue komme frem, hvor de kan indtastes.

ALD Automotive og NF Fleet kræver desuden, at der på hver varelinie er angivet en Varekode. Varekode tabellen kan ses på http://www.truelink.dk/ref.aspx?id=491. Varekoden indtastes i feltet Lev.gruppe (1520). Feltet er ikke med i standard opsætningen af varelinierne og skal derfor lægges frem. Vejledning til dette findes under Opsætning af skærmbilleder.

Tips

For Nordania Leasing, ALD Automotive og NF Fleet skal der som nævnt indtastes en varekode i feltet Lev.kode på hver enkelt varelinie. For at lette arbejdet med indtastning af disse koder, anbefales det at oprette koderne i tabellen Leverandørgrupper. Dette gør det muligt at vælge koderne fra en liste ved indtastningen.