Udligning af debitor-/kreditorposteringer styres bl.a. af feltet Udlign post (feltnr. 1270) i debitor-/kreditor-/finanskladderne. Hvis feltet ikke kan ses i kladderne, kan det lægges frem som vist under Opsætning af skærmbilleder. Ved manuel indtastning i en kladde, vil feltet være markeret, hvis det tilsvarende felt Autom. postudligning under Diverse parametre - Fanebladet Regnskab er markeret.
Der findes et tilsvarende felt Autom. postudligning på salgsordrer (2430) og på købsordrer (1680). Dette felt har betydning ved udskrivning/lukning af kreditnotaer. Dette felt vil også være markeret, hvis Autom. postudligning under Diverse parametre - Fanebladet Regnskab er markeret.
Nedenstående forklaringer samt eksempler er skrevet omkring debitor fakturaer / kreditnotaer / indbetalinger. Det samme, blot med modsat fortegn, er gældende for kreditorer.
Når en faktura udskrives
Når en faktura udskrives til en debitor, vil ingen poster blive udlignet. På posteringen for fakturaen vil feltet Modsvarer (feltnr. 1130) blive sat til fakturanummeret.
Når en kreditnota udskrives
Hvis en ordre, der er faktureret, kopieres, vil man se, at feltet Modfakturanr. (1300) på den nye ordre er det samme som det var på den oprindelige ordrer, nemlig fakturanummeret. Hvis feltet Autom. postudligning er markeret, og en kreditnota med samme beløb som fakturaen udskrives, vil både posteringen for den oprindelige faktura samt for kreditnotaen efterfølgende være lukket.
Hvis den nye ordre ændres og kreditnotaen udskrives på et mindre beløb, vil posteringen for fakturaen efterfølgende være halvåben, mens posteringen for kreditnotaen vil være lukket.
Hvis ordren kopieres som beskrevet ovenfor og feltet Autom. postudligning ikke er markeret ved udskrivning af kreditnotaen vil begge posteringer (for fakturaen hhv. kreditnotaen) efterfølgende være åbne. Uanset hvilket beløb, kreditnotaen skrives på.
Hvis en kreditnota oprettes manuelt (dvs. uden at kopiere en eksisterende faktura) vil feltet Modfakturanr. på den nye ordre være blankt. Hvis feltet Autom. postudligning er markeret ved udskrivning af kreditnotaen, vil posteringen for kreditnotaen udligne de ældste åbne poster for debitoren. Hvis der er en eller flere åbne poster med et samlet beløb der er større end kreditnotaens beløb, vil posteringen for kreditnotaen udligne (en enkelt måske kun delvist) fakturaer for et beløb svarende til kreditnotaens. Posteringen for kreditnotaen vil efterfølgende være lukket. Er der ikke åbne posteringer for det beløb, vil posteringen for kreditnotaen lukke de åbne poster, der findes og efterfølgende være halvåben.
Hvis feltet Autom. postudligning ikke er markeret ved udskrivning af kreditnotaen, lukkes ingen posteringer. Posteringen for kreditnotaen vil også være åben.
Når en betaling bogføres
Hvis en betaling bogføres og feltet Udlign post ikke er markeret på posteringen i kassekladden, vil ingen poster blive udlignet. Posteringen for indbetalingen vil også være åben efter bogføringen.
Når en betaling, hvor feltet Udlign post er markeret og hvor der i feltet Modsvarer er angivet et fakturanr., bogføres, vil den angivne faktura blive udlignet. Hvis betalingen svarer til fakturabeløbet, vil begge posteringer (fakturaen og betalingen) efterfølgende være lukket. Hvis betalingen er mindre end fakturabeløbet, vil posteringen for fakturaen efterfølgende være halvåben. Det samme gælder for posteringen for betalingen, hvis betalingen er større end fakturabeløbet.
Når en betaling, hvor feltet Udlign post er markeret og hvor feltet Modsvarer er blankt, bogføres, vil de ældste åbne poster for debitoren, blive lukket. Hvis der er en eller flere åbne poster med et samlet beløb der er større end indbetalingen, vil posteringen for indbetalingen udligne (en enkelt måske kun delvist) fakturaer for et beløb svarende til indbetalingen. Posteringen for indbetalingen vil efterfølgende være lukket. Er der ikke åbne posteringer for det beløb, vil posteringen for indbetalingen lukke de åbne poster, der findes og efterfølgende være halvåben.
Manuel lukning af posteringer
Posteringer kan lukkes manuelt vha. ikonet ,
der findes på posteringsoversigten. Posteringsoversigten kan hentes ved
at klikke på ikonet
til højre for saldo feltet, når en debitor/kreditor er fundet i debitor-/kreditorregisteret.
Find den postering, der skal lukkes og klik på ikonet
.
I det lille vindue, der fremkommer, rettes feltet Restbeløb
til 0,00. Når ændringen gemmes, sættes status på posteringen automatisk
til Lukket.
En kreditnota, der udligner en faktura
Sørg for at feltet Autom. postudligning er markeret og at fakturaens nummer er angivet i Modfakturanr. på kreditnotaen. Dette gøres nemmest ved at kopiere den originale ordre.
En kreditnota, der intet udligner
Sørg for at feltet Autom. postudligning IKKE er markeret på kreditnotaen.
En betaling, der udligner en faktura
Sørg for at feltet Udlign post er markeret og at fakturaens nummer er angivet i Modsvarer på posteringen i kassekladden.
En betaling, der ikke udligner noget
Sørg for at feltet Udlign post er IKKE markeret på posteringen i kassekladden