Serviceaftaler

En serviceaftale på en bil består af en indtægtsdel og en udgiftsdel. Indtægterne kommer fra et abonnement, der faktureres til debitoren med en fast frekvens (fx månedsvis). Udgifterne består af det arbejde, der ifølge serviceaftalen skal laves på bilen uden omkostninger for debitoren i den periode, hvor aftalen gælder.

Oprettelse af serviceaftaler (generelt)

Serviceaftaler og parametre for disse oprettes i samme tabel som Projekter. De kan oprettes under Bil / Serviceaftaler / Serviceaftaler.

Du skal som minimum oprette én serviceaftale for hver varighed af serviceaftaler, du har i din virksomhed. Har du fx serviceaftaler på hhv. to, tre og fire år, skal du som minimum oprette tre serviceaftaler.

For serviceaftaler skal feltet Kontrakt være markeret. Mdr. angiver hvor mange måneder kontrakten løber. Frekvens angiver hvor ofte den faktureres. Hvis abonnementet faktureres hver måned, skives 1, hver anden måned 2, osv.

Funktionen er beregnet til at man altid fakturerer i januar. Faktureres man aftaler hver anden måned, skal næste fakturering ske i marts (for marts og april). Fakturerer man halvårligt, skal det ske i januar og juli.

Følger man ikke dette faktureringsmønster, kan det betyde manuelt arbejde med at tilrette ordrer inden fakturering.

Til en serviceaftale hører også et Varenr., der sørger for korrekt bogføring af. Det er muligt at knytte samme varenr. til alle serviceaftaler. Varenr. skal oprettes inden servicekontrakterne oprettes. Et eksempel på hvordan varen/ydelsen samt en følgevare kan oprettes ses herunder.

Oprettelse af serviceaftale på bil

Når du vil oprette en serviceaftale på en bil, finder du først bilen frem i bilregisteret. Herefter klikker du på ikonet så du får nedenstående vindue frem.

Vælg serviceaftale

Fra listen af serviceaftaler, vælges den serviceaftale, som skal oprettes på bilen.

Pris

Her angiver man abonnementsprisen for serviceaftalen pr. opkrævning eks. moms.

Angiv start dato

Abonnementet kan sættes til at starte enten I dag eller til den 1. i næste måned. Hvis du vælger at abonnementet skal starte I dag, vil du blive spurgt om du vil oprette en ordre. Det anbefales at svare Ja til dette. Herefter kan du se åbne ordrer på bilen ved at klikke på . Den sidste ordre på bilen, vil indeholde abonnementet for den resterende del af perioden, som det ses herunder.

Når ordren faktureres, vil bilregisteret blive opdateret med seneste faktureringsdato for serviceaftalen.

Vælger du i stedet, at abonnementet først skal starte til den 1. i næste måned, oprettes ingen ordre. Så vil ordren automatisk blive dannet, når funktionen Bil / Serviceaftaler / Opret fakturaer køres. Funktionen beskrives herunder.

Hvis man har igangværende serviceaftaler, kan man manuelt indtaste informationer på de pågældende biler. Forestiller man sig, at serviceaftalen for bilen ovenfor var startet et år tidligere end vist i eksemplet, vil man indtaste oplysninger som vist herunder.

Man angiver hvilken serviceaftale, der er knyttet til bilen, hvornår aftalen er startet og hvornår der sidst er lavet en faktura på abonnementet samt hvilken pris, der betales for abonnementet.

Fakturering af abonnementet for serviceaftalen

Når du skal fakturere abonnementerne for serviceaftalerne, så anvender du punktet Bil / Serviceaftaler / Opret fakturaer. Dette gøres én gang om måneden eller hver anden måned afhængig af hvilken frekvens, du fakturerer dine serviceaftaler med. Funktionen gennemløber bilregisteret og opretter en ordre til hver bil hvortil der er knyttet en serviceaftale. Ordrerne vil ligne den fra eksemplet ovenfor. Dog vil fakturaperiode stå til 010318 - 310318, når bilen faktureres for marts måned 2018.

Ordrerne kan enten faktureres enkeltvis eller vha. funktionen Salg / Fakturering / Fakturering, hvor flere ordrer, kan udvælges til fakturering på én gang.

OBS! Det er pt. kun muligt at anvende funktionen til oprettelse af fakturaer til den person/virksomhed, der er angivet som debitor på bilen. Det er endnu ikke muligt at lave fakturaer til fx leasingselskaber. Med mindre de er angivet som debitor på bilen.

Fakturering af udført arbejde for serviceaftalen

Overblik over serviceaftaler

Under Bil / Udskrifter findes Serviceaftaler. Her vises en liste over de biler, hvortil der er knyttet en serviceaftale. Herunder ses udskriften for bilen i eksemplet efter første ordre med abonnement er faktureret.

Tips til support!

Mangler der en bil ved oprettelse af fakturaer? Se SO 19566.