Bilregister

Stamdata på biler oprettes, redigeres og slettes i bilregisteret. Vinduet til bilregisteret består af seks faneblade med felter. Nye biler oprettes ved at indtaste data og klikke på Gem. Eksisterende biler kan findes ved at indtaste registreringsnummeret eller ved at søge på biloversigten, der fremkommer ved klikke på et af ikonerne () efter Registreringsnr. eller Basisnr.. Når bilens oplysninger er ændret, klikkes på Gem. Har debitoren biler, der er registreret i bilregisteret, vil man blive spurgt om debitorens data skal opdateres der.

I bilregisteret er der tre numre, som det er vigtigt at skelne fra hinanden.

Basisnr.

Entydig nøgle i Helios på en bil. Nummeret tildeles automatisk af systemet og kan ikke rettes. Basisnr. vil altid være det samme også hvis bilen har været handlet flere gange med forskellige registreringsnumre.

Salgsnr.

Biler, der er til salg i Helios, skal være tildelt et salgsnr. Ved udfakturering af bilen flyttes salgsnummeret automatisk til feltet Forrige salgsnr.. Herved vil de biler, som virksomheden har til salg, altid kunne findes som de biler, der har et salgsnr. Tages en bil i bytte vha. returbilmodulet, tildeles bilen automatisk et salgsnr. af Helios.

Registreringsnr.

Bilens registreringsnr. kan ændres ved ejerskifte, men bilen vil altid kunne findes vha. basisnummeret.

Fanebladet Generelt

Fanebladet Generelt indeholder de vigtigste og mest anvendte felter på bilerne.

Registreringsnr.

Registreringsnr. kan indtastes med eller uden mellemrum. Man bør dog på forhånd lægge sig fast på et format, som anvendes, da søgning på registreringsnr. senere skal ske ved at indtaste nummeret på samme måde, som det er oprettet i registeret.

Mærke, Model, Årgang

Mærke, model og årgang på bilen. Det er muligt selv at oprette en liste med biler under punktet Bil / Billiste, der kan bruges i dette felt. Se afsnittet Billiste for mere om dette.

Debitornr., mfl.

Debitorens oplysninger hentes fra debitorregisteret ved at indtaste debitorens nummer eller vha. debitoroversigten.

Basisnr.

Som beskrevet ovenfor er dette et fortløbende nummer, der tildeles automatisk ved oprettelse af biler.

Gruppe

Bogføringsgruppe, der er afgørende for hvilke konti, der konteres på ved køb eller salg af bilen.

Status, Salgsbil

Status kan sættes til Kundebil, Salgsbil, Udlejningsbil, Demobil, Komissionsbil eller Skrottet. Feltet Salgsbil sættes automatisk, når bilen ikke er enten Kundebil eller Skrottet. Det er kun biler, hvor Salgsbil er markeret, der kan sælges vha. Helios' bilsalgsmodul.

Feltet opdateres hver gang, der skrives en faktura på bilen med det kilometertal, der er angivet på fakturaen. Når en ny ordre oprettes, vil tallet fra bilregisteret blive overført til ordren, hvis feltet Overfør km. er markeret under Diverse parametre - Fanebladet Auto.

Check ved fakt.

Hvis man har markeret feltet Check km. under Diverse parametre - Fanebladet Auto, kan man fravælge checket for enkelte køretøjer (fx trailere) ved at fjerne markering i dette felt på selve bilen.

Ikoner

Ikonet giver mulighed for at angive alternative e-mail adresser, som tilbud, fakturaer, osv. sendes til, når de sendes fra en ordre, hvor denne bil er angivet. Addressen/Adresserne angivet her vil blive sat som cc-adresser, når formularen sendes. Formularen vil også blive sendt til de/den e-mail adresse, der er angivet på debitoren.

Fanebladet Stamdata

Felter på fanen Stamdata er valgfri information, som kan indtastes hvis ønsket.

Fanebladet Forsikring

Forsikring, Selskab, ...

Her kan det angives, hvilket selskab bilen er forsikret i. Hvis forsikringsselskabet er oprettet som debitor, kan selskabet vælges fra debitoroversigten. Flere forsikringsoplysninger kan angives i de efterfølgende felter. Hvis en faktura skrives til et forsikringsselskab, vil felterne Forsikring, Selskab og Policenr. blive opdateret med eventuelt nye oplysninger fra fakturaen.

Leasing, Selskab

Her kan det angives et eventuelt leasingselskab bilen ejes af. Hvis leasingselskabet er oprettet som debitor, kan selskabet vælges fra debitoroversigten.

Bruger, Navn, ...

Her kan angives oplysninger om navn mm. på brugeren af bilen. Oplysningerne kopieres med til salgsordren, når bilen vælges der.

Fanebladet Salg

Fanebladet Salg er vigtigt, hvis man køber eller sælger biler.

Salgsnr.

Som tidligere beskrevet er Salgsnr. et nummer, der tildeles alle biler, der er til salg i Helios. Ved udfakturering af bilen flyttes salgsnummeret automatisk til feltet Forrige salgsnr.. Tages en bil i bytte vha. returbilmodulet, tildeles bilen automatisk et salgsnr. af Helios.

Købspris

Den pris eks. evt. moms, som bilen er indkøbt til. Tages en bil i bytte vha. returbilmodulet, udfyldes beløbet automatisk.

Salgspris

Hvis bilen er til salg, kan man angive den ønskede salgspris for den. Når den sælges vha. bilalgsmodulet, opdateres feltet automatisk med den faktiske salgspris.

Leveringsomk.

Her indtastes bilens leveringsomkostninger eks. moms. Når bilen sælges vha. bilsalgsmodulet, føres tallet automatisk til ordren.

Rep. salgspriser, Rep kostpriser

Felterne nulstilles ved køb af en bil og opdateres herefter, hver gang der skrives en intern faktura på bilen. Tallene giver derved et hurtigt overblik over, hvad der er ofret på at sætte bilen i stand. Ved salg af bilen, vil tallene blive nulstillet og derefter blive opdateret, når der skrives fakturaer på bilen til den nye debitor. Tallene giver så et hurtigt overblik over, hvad debitoren har ofret på bilen.

Salgsdato

Når bilen sælges vha. bilalgsmodulet, opdateres feltet automatisk med fakturadatoen.

Forrige salgsnr.

Når bilen sælges vha. bilalgsmodulet, vil Salgsnr. automatisk blive flyttet til Forrige salgsnr..

Gl. reg.nr.

Når en bil købes vha. returbilmodulet, vil feltet automatisk blive udfyldt med det registreringsnr., der angives i returbilmodulet. Skifter bilen senere registreringsnr. kan feltet bruges til at se, hvilket registreringsnr. tidligere fakturaer skal søges på. Hvis feltet Slet reg.nr. under Diverse parametre - Fanebladet Bilsalg er markeret, vil registreringsnr. blive fjernet fra feltet Registreringsnr. under fanebladet Generelt.

Købt af, m.fl.

Felterne indeholder oplysninger om den debitor, bilen er købt af. Er bilen købt vha. returbilmodulet, vil disse oplysninger automatisk blive udfyldt, når fakturaen skrives.

Købsdato, Forrige købsdato

Købsdato angiver datoen for køb af bilen. Er bilen købt vha. returbilmodulet, vil datoen automatisk blive udfyldt, når fakturaen skrives. Feltet er også afgørende for, om bilen kommer med på lagerlister af biler. Herpå anvendes den desuden til at udregne antallet af dage, bilen har været til salg.

I de tilfælde, hvor bilen købes mere end én gang, vil feltet Forrige købsdato indeholder dato for det forrige køb. Dette felt opdateres også automatisk, når en bil købes vha. returbilmodulet.

Fanebladet Koder

Fanebladet Koder indeholder diverse koder til bilen og dens udstyr. Nogle af koderne anvendes ifm opslag i tredjeparts programmer med fx. tekniske informationer eller ved online bestilling af reservedele.

Tecdocnr.

Kan hentes ind i Helios vha. Autofrontalen og kan bl.a. bruges ifm FTZ Webkatalog.

Fanebladet Diverse

Fanebladet Diverse indeholder felter til diverse oplysninger.

Medarbejder, Navn

Hvis medarbejder vælges fra listen så nummer og navn udfyldes og bilen gemmes med disse oplysninger, vil medarbejdernr. og –navn blive udfyldt, når bilen vælges på en ordre.

! Tip - Felterne kom med i Helios 4.02.6794. Hvis de ikke er i standard opsætningen, bør lave følgende ændringer.

- Felt 1700. Y ændres til 280.

- Felt 1400. Y ændres til 240. Vist navn ændres til Navn.

- Felt 2650. Vist navn sat til Medarbejder. I de næste kolonner står der 100, 89, 34, 220, 100 og 6.